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檔案法規
檔案法規內容
標  題

機關檔案管理作業手冊新修訂版

內  容

機關檔案管理作業手冊
編 印
中華民國107年12月

序 言
序  言
  檔案蘊含政府各項施政紀錄,見證國家發展及傳承歷史,檔
案管理人員肩負完善執行各項管理業務及維護國家珍貴資產的重責
大任。我國檔案法自民國91年1月1日施行以來,本局陸續制定及研
擬、修正相關配套法令,並兼顧實務運作需要,編輯出版機關檔案
管理作業手冊(以下簡稱本手冊),期使檔案管理實務運作有所依
循,處理步驟與流程邁向標準化。
  本局自90年12月編訂出版本手冊以來,於94年及99年間,配合
部分檔案相關法令修正或停止適用,修編本手冊。106年起因應檔
案銷毀等規定陸續調整修正,以及實務作業與時俱進,爰就各章節
內容逐一檢討修正,歷經多次會議討論及分組審查,並函請各機關
表示意見及召開機關研商會議,除第10及11章未修正外,計完成21
章之調整修正,以期符應內外環境變遷,協助各機關順利推動各項
檔案管理業務。
  檔案管理工作雖行之有年,但隨著科技技術不斷演進,且檔案
媒體類型更趨多元,加以機關內外部使用需求日增,於業務執行上
仍有諸多挑戰,因此,持續建立與維繫專業體系,滿足各界需求,
乃時之所趨。本局除就法令、技術及實務等層面,適時檢修相關規
範與作業手冊,亦於105年訂頒文書及檔案管理專業分級培訓計畫,
以建構專業發展學習地圖及分級培訓架構,提供實體及數位教育訓
練並結合本手冊指引說明,希促進機關檔案管理整體效能之提升。
機關檔案管理作業手冊
  未來期盼能與各機關檔管夥伴持續攜手合作,共同為檔案管理
實務專業與時俱進,並為保存政府珍貴紀錄而努力。相信在大家齊
心協力、和衷共濟之下,必能讓機關檔案管理制度邁向更現代化、
標準化,使全民珍貴的記憶資產,有效提供各界運用,進而邁向開
放檔案應用的新境界。
國家發展委員會檔案管理局 局長  
    林 秋 燕 謹識
107年12月
編輯說明
編輯說明
「機關檔案管理作業手冊」(以下簡稱本手冊)編訂範圍以各機關
檔案管理業務推展與執行之過程為主,涵蓋檔案管理制度規劃、作業
事項執行與評估;其內容重點,除以檔案生命週期作為基礎,考量檔
案經產生以至整理、保管、應用等系列過程外,並將事前規劃及事後
稽核之機制分別於執行前後加以規範,以符調查、分析、計畫、執行
及檢討等原則,期能達到強化案件點收、檔案整理、資訊化與保存維
護之整合管理功能,以及提供優質檔案應用服務之目的。
本手冊係依檔案法與相關法令規定及衡酌各機關檔案管理運作需
要編撰,適用於各級政府機關(以下簡稱各機關);包括中央機關、直
轄市政府及各縣市政府暨所屬機關、直轄市議會及各縣市議會之檔案
管理業務;另公立大專校院、公營事業機構及受政府委託行使公權力
之個人或團體於其受託事務範圍者,亦準用之。至有關國家檔案管理
相關作業規範,由國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔案局)另
定之,不在本手冊規範之列。
一、編(修)訂過程
本手冊編訂緣起,主要鑑於檔案法及相關子法頒定實施後,機關
檔案管理作業已成為各機關重要業務推展及延續之工作;為健全檔案
管理制度,並配合全國檔案資訊系統建置及國家檔案徵集移轉,以達
促進檔案開放運用及發揮檔案管理功能之目的,故於90 年12 月首次
出版;嗣因檔案法相關子法迭有修訂,爰修正部分內容,於94 年12 月
及99 年12 月再行出版,以符實際運作需要。
本手冊此次修訂係以99 年函頒版本為基礎,配合機關檔案保存年
編輯說明
機關檔案管理作業手冊
限及銷毀辦法、檔案分類編案規範、機關檔案保管作業要點、檔案保
存價值鑑定規範、檔案庫房設施基準等之修正,加以衡酌各機關檔案
管理實務運作需要,並歷經檔案局多次會議討論,完成修訂草案初稿;
為求周延與完備,於函請各機關表示意見後,召開機關座談會研商,
藉以溝通凝聚共識,共計完成其中21 章之修訂,第10 及11 章未修正。
二、內容架構
本手冊內容架構,係將檔案管理過程中各相關作業以群組概念,
區分為規劃、執行及考核3 篇,再依各篇所涉主題訂定相關作業事項
之處理規範,並輔以圖示及表格說明,計區分為23 章,其內容分述如
下:
(一)規劃篇
涵蓋計畫作業、編訂機關檔案分類表、編訂機關檔案保存年限
區分表、檔案庫房及應用服務處所之設置、資訊業務規劃及人
力資源管理等6 章。
(二)執行篇
涵蓋檔案產生、分編、整理、保管、鑑定、清理及應用等主題
相關作業事項,計分為點收、立案、編目、微縮儲存、電子儲
存、入庫管理、檔案修護、庫房安全管理、鑑定、銷毀、移轉、
移交、目錄彙送、檢調、應用及機密檔案管理等16 章。
(三)考核篇
涵蓋檔案管理工作之成效指標訂定、執行過程查檢、成效評析
及評估處理等事項,共計作業成效評估1 章。
編輯說明
整體架構圖示,詳如下圖:
計畫作業
檔案產生
檔案分編
檔案整理
檔案保管
檔案鑑定
檔案清理
檔案應用
機密檔案管理
作業成效評估
檔案修護
編訂機關檔案保存年限區分表
資訊業務規劃
電子儲存
編訂機關檔案分類表
庫房安全管理
檔案庫房及應用服務處所之設置
微縮儲存
目錄彙送
人力資源管理
入庫管理
點收
編目
鑑定
立案
移轉
檢調
銷毀
移交
應用
規劃
執行
考核
機關檔案管理作業架構圖
機關檔案管理作業手冊
三、各章體例說明
本手冊各章內容,分為範圍、主要適用法令、名詞定義及處理要
領或步驟4 個單元敘述;其中「名詞定義」單元,如該章無需進行專
有或特殊名詞釋義或說明者,得予略之。茲將單元之界定說明如下:
(一)範圍
界定該項作業所涉之事項、活動或過程,以揭示該項作業內容
運作之範疇。
(二)主要適用法令
明示該項作業主要適用之法規命令或行政規則。由於檔案法及
其施行細則之規定均適用於規範各章內容,故不再於各章中分
別引述。
(三)名詞定義
釋義或補充該項作業活動或執行中專有名詞或特殊名詞;如該
名詞涉及多項作業內容,且已列入前章之名詞定義者,則不再
重複引述。
(四)處理要領或步驟
詳述完成該項作業所涉權責單位或相關人員之執行原則或步
驟,並繪製或擬訂該項作業流程圖或示意圖及所需使用或產出
表單、統計報表或報告;其中該項作業內容屬性為2 個獨立且
彼此互無前後關連之處理事項時,則於本單元「處理要領」或
「處理步驟」之前文先予說明,續分項訂定作業流程,如第4
章檔案庫房及應用服務處所之設置。另涉及檔案管理制度及業
務推展之規劃事項,因屬於原則性規範而無實質處理流程者,
則以「處理要領」名之,如第1 章計畫作業。其中流程圖及使
編輯說明
用表單之用途說明如下:
1、作業流程圖:
作業流程圖之呈現,以單一流程圖完整綜述該章作業處理
之關連及步驟為原則;若該章作業內容屬性為2 個獨立且
彼此互無關連之處理事項時,則先以總圖概述後,再按子
項作業區分成數個子項流程圖予以說明,如第11 章電子儲
存。
2、使用表單:
表單之設計,按各項作業實際需要而定,分為參考格式(範
例)及格式2 種。前者係指各機關得參考本手冊之表格樣
式與書寫方式(範例),由機關視個別需求及執行現況酌修
訂定;後者則為依檔案法相關法令規定,以本手冊中統一
規定格式辦理。
四、編排與使用
為方便本手冊內容之翻閱與查檢,規劃、執行及考核3 篇各章均
採階層展開方式撰寫,並賦予數序編號,以呈現該章作業之處理邏輯
與順序,其編寫原則分述如后:
(一)各章常見用詞簡稱
為利閱讀及不徒增篇幅,各章內容提及機關檔案管理作業手冊
均簡稱本手冊、提及適用機關均簡稱各機關、提及國家發展委
員會檔案管理局均簡稱檔案局。至部份章節涉及著錄(編目)
之範例,係以當時機關全稱為之。
機關檔案管理作業手冊
(二)各章序號編製與層級
1、每1 章作業規範之敘述架構,以上述各章體例說明分為4
個單元分節敘述,再予標目及分層撰敘說明。原則上分為
章、節、項、款、目5 個層級,於各章下分節,每一節下
再分項,每一項下再分款,每一款下分目,另視內容繁簡
於每一目下再予分點敘述。其結構及層級如下述:
例如:
本文內有標示或引出本手冊7.4.1.3 之規定處理,即指依第7
章點收第4 節處理步驟之第1 項第3 款所定之要求與原則。
2、各章作業流程圖或示意圖及相關表單之序號,以該章章次
為別。例如圖7-1,即表示本手冊第7 章點收作業流程圖。
(三)敘述方式
1、各章內各節之各項(除主要適用法令乙節外),均以標目展
開後,再予說明;並視作業內容繁簡,於各項後之款、目
分述撰寫,且得以標目或用文字敘述方式為之。
2、各章內所引用名詞若為外文者,以翻譯為中文為原則,將
其外文名詞標註於中文名詞之後,並加圓括弧處理。
第1 章...【章】-----(第1 層)
1.1 ……………………【節】----(第2 層)
1.1.1…………………….【項】----(第3 層)
1.1.1.1…………………..【款】----(第4 層)
1…………………..【目】----(第5 層)
(1)……………...【點】----(第6 層)
(2)
編輯說明
3、作業流程圖示主要以各章作業之處理步驟為範圍,並將各
項標目依序標示於左方框內,俾利本文與作業流程圖之對
照使用。
(四)頁數編碼
本手冊各章頁數編碼以章為單元,涵蓋內容、圖示與表單,其
格式為「章次-頁次」,如第1 章頁碼為1-1,1-2…,第2 章為
2-1,2-2…,依此類推。
本手冊撰寫範例如下表:
第7 章 點收
7.1 範圍
各機關承辦單位或文書單位將辦畢案件送交檔案管理單位或
人員清點受領之作業及程序,包括歸檔原則、送件歸檔、歸檔
物品查檢、歸檔案件查核、確認點收、逾期歸檔稽催等。.
.
7.5 處理步驟:
作業流程,詳如圖7-1。
.. 7.5.1 送



7.5.1.1 各單位承辦人員或文書人員應先行查檢擬歸檔案件是否辦畢
及填列分類號與保存年限,未填列者,應由承辦人員補填,以
及查檢是否有不得歸檔物品,其作業原則如下:
1. 歸檔案件以原件為原則,有附件者,每1種以1份為限,未
以原件歸檔者,應敘明具體事由簽陳機關權責長官核准
後,併案辦理歸檔。
即『章』
即『節』
即『款』
即『目』
即『項』

目次
II
目 次
目 次
圖次 ................................................................................................................... III
表次 ..................................................................................................................... V
第1 篇 規劃
第1 章計畫作業 .......................................................................... 1-1
第2 章編訂機關檔案分類表 ...................................................... 2-1
第3 章編訂機關檔案保存年限區分表 ...................................... 3-1
第4 章檔案庫房及應用服務處所之設置 .................................. 4-1
第5 章資訊業務規劃 .................................................................. 5-1
第6 章人力資源管理 .................................................................. 6-1
第2 篇 執行
檔案產生
第7 章點收 .................................................................................. 7-1
檔案分編
第8 章立案 .................................................................................. 8-1
第9 章編目 .................................................................................. 9-1
檔案整理
第10 章微縮儲存 ........................................................................ 10-1
第11 章電子儲存 ........................................................................ 11-1
檔案保管
第12 章入庫管理 ........................................................................ 12-1
第13 章檔案修護 ........................................................................ 13-1
機關檔案管理作業手冊
IIII
機關檔案管理作業手冊
第14 章庫房安全管理 ................................................................ 14-1
檔案鑑定
第15 章鑑定 ................................................................................ 15-1
檔案清理
第16 章銷毀 ................................................................................ 16-1
第17 章移轉 ................................................................................ 17-1
第18 章移交 ................................................................................ 18-1
檔案應用
第19 章目錄彙送 ........................................................................ 19-1
第20 章檢調 ................................................................................ 20-1
第21 章應用 ................................................................................ 21-1
機密檔案管理
第22 章機密檔案管理 ................................................................ 22-1
第3 篇 考核
第23 章作業成效評估 ................................................................ 23-1
目次
IIIIII
目 次
圖次
圖1-1 計畫作業流程 ................................................................................. 1-12
圖2-1 機關檔案分類表訂定作業流程 ..................................................... 2-10
圖2-2 機關檔案分類表修正作業流程 ..................................................... 2-12
圖3-1 機關檔案保存年限區分表編(修)訂作業流程 ......................... 3-10
圖4-1 檔案庫房設置作業流程 ................................................................... 4-7
圖4-2 檔案庫房區位選擇示意圖 ............................................................... 4-9
圖4-3 雙面檔案架參考規格 ..................................................................... 4-10
圖4-4 檔案櫃參考規格 ............................................................................. 4-11
圖5-1 資訊業務規劃流程 ........................................................................... 5-7
圖6-1 檔案人力資源管理作業流程 ........................................................... 6-9
圖7-1 檔案點收作業流程 ......................................................................... 7-10
圖8-1 檔案立案作業流程 ........................................................................... 8-7
圖9-1 檔案編目作業流程 ......................................................................... 9-22
圖10-1 檔案微縮儲存作業流程 ................................................................. 10-7
圖11-1 檔案電子儲存作業流程 ............................................................... 11-16
圖12-1 檔案入庫管理作業流程 ............................................................... 12-13
圖12-2 紙質類檔案目次表 ....................................................................... 12-15
圖12-3 檔案容具背脊及封面載明事項 ................................................... 12-16
圖12-4 攝影類檔案-微縮捲片目次表 ................................................... 12-18
圖12-5 攝影類檔案-成冊相片目次表 ................................................... 12-19
圖12-6 錄影音帶類檔案-錄影帶目次表 ............................................... 12-19
圖12-7 電子媒體類檔案-光碟片目次表 ............................................... 12-20
圖12-8 檔案排架作業 ............................................................................... 12-21
圖13-1 紙質類檔案修護作業流程 ........................................................... 13-13
圖13-2 攝影類檔案修護作業流程 ........................................................... 13-14
機關檔案管理作業手冊
IIVV
機關檔案管理作業手冊
圖13-3 錄影音帶類檔案修護作業流程 ................................................... 13-15
圖13-4 電子媒體類檔案修護作業流程 ................................................... 13-16
圖14-1 檔案庫房安全管理作業流程 ......................................................... 14-8
圖15-1 檔案鑑定作業流程 ....................................................................... 15-14
圖16-1 屆保存年限檔案銷毀作業流程 ................................................... 16-13
圖16-2 經微縮、電子或其他方式儲存並調整檔案原件保存年限之
作業流程 ....................................................................................... 16-15
圖16-3 檔案因特殊狀況銷毀或毀損處理作業流程 .............................. 16-16
圖17-1 國家檔案移轉作業流程 ............................................................... 17-10
圖18-1 檔案移交作業流程 ......................................................................... 18-7
圖19-1 機關檔案目錄彙送作業流程 ......................................................... 19-8
圖20-1 檔案檢調作業流程 ......................................................................... 20-6
圖21-1 檔案應用作業流程 ......................................................................... 21-8
圖22-1 機密檔案管理作業流程 ................................................................. 22-6
圖22-2 機密檔案管理作業流程-檢調階段 ............................................ 22-8
圖23-1 檔案管理作業成效評估流程 ......................................................... 23-4
目次
V
目 次
表次
表3-1 機關共通性檔案保存年限基準表類別及編號 ............................ 3-11
表3-2 機關檔案保存年限區分表-個別編製 ........................................ 3-12
表3-3 機關檔案分類及保存年限區分表-結合編製 ............................ 3-13
表4-1 機關檔案庫房基本設施及完善配備一覽表 ................................ 4-12
表4-2 檔案庫房溫溼度標準表 ................................................................ 4-16
表6-1 機關檔案管理人員員額配置計算方式 ........................................ 6-10
表7-1 歸檔清單 ........................................................................................ 7-12
表7-2 逾期未歸檔案件稽催單 ................................................................ 7-13
表7-3 歸檔案件統計表 ............................................................................ 7-14
表8-1 檔案分存單 ...................................................................................... 8-9
表8-2 編案單 ............................................................................................ 8-10
表9-1 檔案編目數量統計表(案件層級) ............................................ 9-23
表9-2 檔案編目數量統計表(案卷層級) ............................................ 9-23
表10-1 檔案微縮作業紀錄簿冊 .............................................................. 10-10
表10-2 微縮作業開端說明書 .................................................................. 10-11
表10-3 微縮作業尾端說明書 .................................................................. 10-12
表10-4 微縮作業解像率要求標準 .......................................................... 10-13
表10-5 經濟部訂頒之國家標準目錄一覽表(微縮部分) .................. 10-14
表11-1 紙質類及攝影類檔案電子說明檔 .............................................. 11-18
表11-2 錄影音帶類檔案及影片電子說明檔 .......................................... 11-19
表12-1 紙質類檔案容具選用型式及材質建議表 .................................. 12-22
表12-2 紙質類檔案清查清單 .................................................................. 12-24
表12-3 攝影類檔案清查清單 .................................................................. 12-25
表12-4 錄影音帶類檔案清查清單 .......................................................... 12-26
表12-5 電子媒體類檔案清查清單 .......................................................... 12-27
機關檔案管理作業手冊
VVII
機關檔案管理作業手冊
表12-6 檔案保管數量統計表-依分類類目區分 ................................. 12-28
表12-7 檔案保管數量統計表-依保存年限區分 ................................. 12-28
表13-1 紙質類檔案修護後檢核重點 ...................................................... 13-17
表13-2 攝影類檔案修護後檢核重點 ...................................................... 13-18
表13-3 錄影音帶類檔案修護後檢核重點.............................................. 13-19
表13-4 電子媒體類檔案修護後檢核重點.............................................. 13-20
表14-1 檔案庫房溫溼度紀錄單 .............................................................. 14-10
表14-2 檔案庫房設施維護紀錄單 .......................................................... 14-11
表14-3 人員進出庫房紀錄單 .................................................................. 14-12
表15-1 檔案鑑定基準檢核表 .................................................................. 15-15
表15-2 檔案鑑定報告 .............................................................................. 15-16
表16-1 檔案銷毁目錄(案卷) .............................................................. 16-17
表16-2 檔案銷毁目錄(案件) .............................................................. 16-19
表16-3 檔案銷毁計畫 .............................................................................. 16-20
表16-4 檔案銷毁目錄封面 ...................................................................... 16-21
表16-5 檔案銷毁裝箱標籤 ...................................................................... 16-22
表16-6 上級機關對所屬(轄)檔案銷毀審核意見表 ......................... 16-23
表16-7 特殊狀況逕行銷毀檔案報告 ...................................................... 16-24
表16-8 特殊狀況檔案滅失報告 .............................................................. 16-25
表17-1 國家檔案移轉目錄(案卷層級).............................................. 17-13
表17-2 國家檔案移轉目錄(案件層級).............................................. 17-14
表17-3 檔案移轉目錄封面 ...................................................................... 17-15
表17-4 上級機關對所屬(轄)檔案移轉為國家檔案審核意見表 ..... 17-16
表17-5 國家檔案限制應用說明表 .......................................................... 17-17
表17-6 國家檔案移轉交接紀錄 .............................................................. 17-18
表17-7 國家檔案移轉案名清單 .............................................................. 17-19
表17-8 國家檔案移轉裝箱標籤 .............................................................. 17-20
目次
VIIII
目 次
表17-9 國家檔案移轉電子檔案說明表 .................................................. 17-21
表18-1 檔案移交目錄(案件層級) ........................................................ 18-9
表18-2 檔案移交目錄(案卷層級) ...................................................... 18-10
表18-3 檔案移交目錄(案名清單) ...................................................... 18-11
表18-4 檔案移交目錄封面 ...................................................................... 18-12
表18-5 檔案移交交接紀錄 ...................................................................... 18-13
表19-1 機關檔案目錄彙送說明表 ............................................................ 19-9
表20-1 調案單 ............................................................................................ 20-8
表20-2 調案紀錄 ........................................................................................ 20-9
表20-3 逾期未歸還檔案稽催單 .............................................................. 20-10
表20-4 調案數量統計表 .......................................................................... 20-11
表21-1 檔案應用申請書 .......................................................................... 21-12
表21-2 檔案應用申請委任書 .................................................................. 21-14
表21-3 檔案應用申請准駁通知書 .......................................................... 21-15
表21-4 檔案應用申請准駁通知書附件 .................................................. 21-16
表21-5 檔案應用准駁清單 ...................................................................... 21-18
表21-6 檔案應用簽收單 .......................................................................... 21-19
表21-7 檔案申請應用數量及准駁情形統計表 ...................................... 21-20
表21-8 檔案申請應用目的統計表 .......................................................... 21-21
表21-9 檔案應用服務推廣情形統計表 .................................................. 21-22
表22-1 機密檔案專用封套 ........................................................................ 22-9
表22-2 機密檔案移交清冊 ...................................................................... 22-11
表22-3 機密檔案目錄 .............................................................................. 22-11
表23-1 檔案管理作業檢核表 .................................................................... 23-5
表23-2 檔案管理作業成效指標表 .......................................................... 23-11
表23-3 檔案管理作業成效評估資訊蒐集計畫表 .................................. 23-13
表23-4 檔案管理作業成效指標評估表 .................................................. 23-14

規劃篇

第1 章 計畫作業
1-1
第1章 計畫作業
1.1   範圍
中央與地方各級機關(以下簡稱各機關)基於檔案業務之推動
及發展需要,參酌本機關資源能力及檔案業務規模,事先蒐集
充分資料,進行內外環境分析及預測,設定具體目標,依據相
關規定擬訂計畫,以引導業務前瞻發展,並爭取資源,包含研
訂中長程個案計畫、年度計畫,以及計畫執行與評估等事項。
1.2   主要適用法令
1.2.1 預算法。
1.2.2 中央政府中程計畫預算編製辦法。
1.2.3 年度中央政府總預算編製辦法及手冊。
1.2.4 行政院所屬各機關中長程個案計畫編審要點。
1.2.5 行政院所屬各機關中程/年度施政計畫編審作業注意事項。
1.2.6 年度中央及地方政府預算籌編原則。
1.2.7 各地方政府中長程計畫作業(編審)要點(手冊)。
1.2.8 各地方政府中程/年度施政計畫編審要點(作業注意事項)。
1.2.9 縣(市)地方總預算編製作業手冊。
1.3   名詞定義
1.3.1 中程施政計畫
依據各機關中程施政目標,訂定期程為4年之綜合策略計畫。
1.3.2 中長程個案計畫
以業務功能別,依據中長程施政目標,訂定期程超過2年之個案
計畫。各機關檔案管理如有訂定中長程個案計畫之需求者,應
參考行政院所屬各機關中長程個案計畫編審要點及各地方政府
所訂之相關規定辦理。
1.3.3 檔案管理中長程個案計畫
機關檔案管理作業手冊
1-2
各機關推動檔案業務,依據各機關中程施政計畫,並配合環境
分析與需求評估結果,選定優先發展課題,設定中長程目標與
策略,訂定期程2年以上檔案管理之個案計畫。
1.3.4 檔案管理年度計畫
係指各機關為辦理檔案管理及應用推廣,依據檔案法第4條規定
及檔案管理中長程個案計畫之分年績效目標,所訂定之當年度
檔案管理計畫。
1.4   處理要領
各機關依檔案法規定、上級機關政策及考評要求、機關中程施
政計畫,為推動檔案業務,於年度開始前,參酌檔案管理與應
用現況、現行相關政策與方案成效檢討建議,進行環境情勢評
析與需求評估,選定優先發展課題,設定具體中長程目標與發
展策略,確定計畫年期,訂定檔案管理中長程個案計畫及分年
實施計畫,配合編列資源需求,報請機關權責長官核定,以爭
取所需預算資源;若有中程施政計畫或中長程個案計畫作業相
關問題,請就近洽詢機關內綜合規劃或研考單位,依相關規定
辦理。計畫作業流程,詳如圖1-1。
1.4.1 環境分析與需求評估
規劃檔案業務,應先調查、瞭解檔案管理與應用現況,檢討現
行相關策略與業務成效,針對內外環境情勢及相關服務之差距
進行評析,分析並確認所欲解決的問題與需求,選定優先發展
課題,俾據以設定策略目標,研訂具體計畫。
1.4.1.1 調查、瞭解檔案管理及應用現況
研訂計畫前,應先調查、瞭解機關管有的檔案基本資訊與應用
現況,例如:既有檔案目錄、檔案之類別、數量、媒體型式、
保存年限、保存狀態、應用情形、檔案庫房設施狀況、資訊系
統等資訊,並運用檔案管理及應用情形各項統計或調查資料,
第1 章 計畫作業
1-3
作為環境情勢分析之基礎。
1.4.1.2 檢討現行相關政策與方案成效
應檢討現行檔案管理策略及作為之成效;訂有中長程個案計畫
者應逐年檢討其績效;屬延續性計畫者,應詳細評估前期計畫
績效;其評估結果應作為計畫研定之參考,相關作業要領可參
考1.4.6。如有接受檔案局輔導與評鑑或上級機關考評,有關輔
導或考評建議,應併同機關自評檢討結果供計畫規劃參考。另
可參考業務屬性相近機關之績優檔案管理作為,進行標竿學
習,供計畫研訂參考。
1.4.1.3 分析環境情勢及評估計畫需求
針對機關檔案業務,應進行環境情勢分析與需求評估,實施要
領如下:
1. 環境情勢分析
(1) 就機關之整體內外環境情勢、組織與業務發展趨勢、檔案
管理作業與應用現況、上級機關輔導與考評結果、作業成
效評估結果,以及向檔案管理績優機關標竿學習之經驗,
進行內在優勢與弱勢、外在機會與威脅之影響等策略態勢
分析。
(2) 分析重點包括:「掌握外在環境,監測未來變遷情勢」、
「確認最惡劣的發展情境」、「檢討既有策略或方案之推
行成效」,「分析服務對象之背景、特質與所需服務」及
「關鍵的需要與差距分析」;若屬延續性計畫,應評估前
期計畫績效。
(3) 評估檔案風險,分析可能發生的風險項目及影響,並衡酌
法令規章、業務要求、技術投入、財務收支等層面,找出
需要管理的風險,並研提控管策略納入計畫,以避免或降
低可能的衝擊。
(4) 比較現有及未來可能檔案業務之發展與策略績效目標間之
機關檔案管理作業手冊
1-4
差距,界定未來可能面臨問題之內容、特性、範圍、程
度、影響及變化趨勢,確認目標達成之障礙與所需因應措
施,以進行必要之目標修正。
2. 需求評估
(1) 應主動瞭解檔案服務對象的需求落差情形,或既有方案尚
未能滿足的需求情形,以有效提供相關服務。評析重點包
括:檔案管理環境情境與問題、服務需求之個人或群體,
以及所需服務。藉由評估現有及期待狀況之差距程度,或
資源供需之差距加以預測,可用問卷調查測知服務對象的
偏好,分析計畫所欲滿足的需求及解決的問題,以確認相
關目標群體及應提供何種服務方案。
(2) 需求評估的重點包括:「需求的對象與數量」、「問題的
類型與需要數量」、「需要的時間與優先順位」、「問題
之嚴重程度、影響地區與規模」、「問題成因」、「問題
之內容、型態、結構、分佈、範圍或密度與特性」、「方
案之可用性、可及性及認知程度」、「相關服務狀況、整
合及連續性,服務體系之提供是否適足」及「滿足特定服
務需要之可用資源及其分配概況」。
(3) 為蒐集檔案管理計畫需求評估資訊,可結合定性與定量方
法,收集較佳的資料以利評估,採用檔案盤點、檔案工
作紀錄分析、檔案管理定期調查統計、檔案管理諮詢及研
討、焦點群體座談、檔案使用者需求調查統計、個別訪
談、檔案管理作業自行檢核或上級督考、文獻分析、實地
訪查、參訓或標竿學習、運用機關社群網路媒體、委託研
究、建立民意信箱、評估既有檔案管理與服務系統之運作
及方案執行成效等方法,以期發現最迫切的問題與需求。
1.4.1.4 選定優先發展課題
各機關依據檔案相關法令、檔案局政策規定應辦理檔案管理事
第1 章 計畫作業
1-5
項與評鑑或輔導重點、上級機關輔導與考評建議、機關內整體
作業需求及標竿學習重點,進行需求評估,預測推動檔案業務
之資源需求,確認所欲解決的問題,選定相對重要且具迫切性
之短、中、長期優先發展課題,以作為計畫規劃與資源分配之
準據。
1.4.2 目標設定
應就1.4.1環境情勢及需求評估,評析各項檔案業務發展課題之
優先順序、可動用資源、工作要項及達成目標之限制,確定
計畫年期,具體描述特定期間內對特定目標群體所能達成數
量化預期成果,運用不同的評估基準或標準,顯示對特定需要
滿足預期貢獻之衡量,指出未來所欲達成的情境或希望改變的
程度,及未來業務之努力焦點、執行特性或條件,以利計畫事
前、事中及事後評估。
1.4.2.1 目標設定要領
有關計畫目標設定之要領包括:
1. 須由機關決策者、檔案服務對象及檔案管理工作人員共同參
與,以建立共識。
2. 應依規劃實施策略,訂定具挑戰性之目標,說明所欲達成之
目標狀態。
3. 以3至5項具體可行且簡明易懂之目標為宜,並敘述計畫服務
之對象、範圍與數量,以及達成目標之限制。
4. 確立目標年期,指出何時達成目標,及獲致計畫成果。
5. 以需求為導向,選定目標群體。
6. 將目標轉化為容易衡量的評估基準及可達成之預期成果。
7. 配合機關之職掌、任務、特性、核心價值與願景策略,並與
未來發展問題與機會彼此關連。
8. 能引導資源利用之優先順位。
1.4.2.2 計畫目標評估基準設定要領
機關檔案管理作業手冊
1-6
評估基準,為計畫目標之具體屬性或特徵之評估指標,作為替
選策略或方案相對評比及其目標達成程度衡量之依據;標準,
則指評估基準所欲達成的特定水準,可設定為「某二數值之
間」、「某一數值之上」或「某一數值之下」。有關計畫評估
基準之設定要領如次:
1. 應能顯示計畫服務、操作特性、對於環境現況及目標群體行
為之預期改變、影響與需要滿足程度。除成本、效益之衡量
項目,亦應考量效果及影響(含環境影響)的評估基準。
2. 兼顧質與量之成效衡量項目。
3. 配合計畫特性及決策焦點,設定計畫參與者可達成的衡量基
準。
4. 衡量指標應兼顧主、客觀評估基準。
1.4.3 研訂檔案管理中長程個案計畫
各機關推動檔案業務,應根據1.4.1環境分析與需求評估結果,
以及選定之優先發展課題,確定計畫年期,設定中長程目標與
策略,研擬計畫,依規定報核實施,並配合預算情形分年訂定
年度檔案管理計畫,落實執行。
1.4.3.1 各機關依評估結果訂定推動檔案管理業務之中長程策略目標
後,應爭取納入機關中程施政計畫,俾依據中程施政計畫有
關檔案管理業務之施政綱要,研擬檔案管理中長程個案計畫報
核;未實施中程施政計畫制度之機關,則依評估結果確立檔案
業務推展目標後,研訂檔案管理中長程個案計畫報核。
1.4.3.2 研訂檔案管理中長程個案計畫,應釐清計畫屬性,確定是整合
相關檔案管理事項或僅為特定事項之計畫,並確定計畫年期。
有關計畫內容要項及研擬要領分述如次:
1. 環境情勢及優先發展課題分析:應依1.4.1之實施要領進行分
析與評估,並選定優先發展課題。
第1 章 計畫作業
1-7
2. 目標設定:
(1) 首先,應依1.4.2進行計畫目標設定,以清楚界定目標、管
理進度、標竿比較、均衡發展。
(2) 其次,將計畫目標轉化為具體、容易衡量之預期績效指標
及評估基準,在訂定績效指標時,應掌握以下原則:
①相關性: 績效指標應充分反應目標達成情況。
②經濟性: 確認衡量的資料容易取得。
③明確性: 評估基準應明確且容易瞭解,以利計畫各級成
員均能清楚理解。
④有限性: 以執行事項的重要性擇定績效指標,避免指標
過多。
⑤可行性: 務實訂定績效指標,以落實達成。
⑥機動性: 因應計畫執行過程之變動性,應檢視環境改變
及工作進展是否符合預期,適時調整績效指
標。
3. 執行策略及方法:宜配合計畫目標敘明擬推動之主要工作項
目、分期(年)執行策略、執行步驟(方法)與分工,其中
執行步驟(方法)亦即「分期(年)實施計畫」。
4. 期程與資源需求:
(1) 說明計畫執行所需期程。
(2) 說明計畫執行所需各類資源。
(3) 說明經費來源、計畫總成本及各類用途別費用之估算方
式,顯示相關單價、單位、數量及合計數,並以「計算總
成本」觀念,估計計畫執行所需相關經常門及資本門支
出。
(4) 有關經費需求,宜反映各項「用途別預算科目」未來各年
度經費需求及計畫總經費需求,執行中之計畫亦應列出以
機關檔案管理作業手冊
1-8
前年度已列預(概)算累計數,並註明相關年度預(概)
算數。計畫經費若由數個機關共同分擔者,宜註明分擔方
式。
5. 敘明預期效果與影響。
1.4.4 辦理年度概算作業
機關於編訂年度計畫及概算時,宜配合將下年度檔案管理工作
擬推動目標與重點,列入機關年度施政目標與重點,以利爭取
所需資源。
1.4.5 研訂年度計畫
1.4.5.1 各機關編訂年度計畫前,宜先衡酌是否已訂定中程施政計畫或
檔案管理中長程個案計畫:
1. 已訂有中程施政計畫或檔案管理中長程個案計畫之機關,應
依據該等計畫所定分年目標、策略及概算,研訂年度計畫報
請機關權責長官或上級機關核定後實施。
2. 尚未訂有中程施政計畫或檔案管理中長程個案計畫之機關,
應就其檔案業務環境及資源需求,依據1.4.1進行評估分析,
評量各項檔案管理業務發展之優先順序及可動用資源,確立
檔案管理業務之年度推展重點、策略及績效目標,研訂年度
計畫報核。
1.4.5.2 年度計畫研擬要領,包括:
1. 年度計畫應配合中程施政計畫或檔案管理中長程個案計畫之
分年目標與實施要項,並反映整體待解決問題之優先處理重
點,結合法定預算,辦理年度檔案業務重點工作。
2. 如為中程施政計畫或檔案管理中長程個案計畫內賡續執行之
業務,宜扼要檢討前一年度檔案管理實施狀況與成果概述,
包括績效目標達成情形分析,以及上級機關輔導與考評建
議,俾供計畫決策參考。
3. 年度計畫內容應包括:計畫依據、年度計畫目標(含年度檔
第1 章 計畫作業
1-9
案管理績效目標與衡量指標)、實施策略與分工(含檔案
管理業務重要推動項目及實施內容)、計畫需求資源(含人
力、經費預算)、預期效果。
1.4.6 計畫執行、管理與修訂
各機關檔案管理規劃應依據不同的需求、業務及資源規模,選
擇適用的計畫類型,訂定具體檔案管理計畫目標、實施內容與
期程,透過機關內之行政程序與政策宣達管道,讓機關全員體
認檔案管理責任,進而形成共識,依計畫實施內容與分工執行
並運用書面、會報等方式追蹤管考,定期檢視各項工作各階段
的工作進度,查檢計畫執行情形與成效,適時修訂計畫並研提
成果報告,簽報機關首長,以促使計畫如期如質達成目標。
1.4.6.1 計畫管考
依整體計畫時程與工作項目之繁簡擇定計畫管考期程,管考頻
率避免過於密集,年度計畫得按「季」、中程計畫得按「年」
進行管考;管考相關資料應留下紀錄,以作為後續檢討的依
據。
1.4.6.2 計畫執行期中評估
根據核定之檔案管理中長程個案計畫及年度計畫,應定期查檢
計畫執行情形實施期中評估,並據以作為計畫修訂之依據。有
關實施要領如下:
1. 應先確認評估計畫目標與方案規劃之理念假設,予以概念
化,包括:規劃過程、標的群體、目標、方案結構、計畫內
容、活動、資源利用合理性及執行時序之安排等重點,並進
行既有方案描述。
2. 檢討計畫原定實施內容之執行進度、方法、分工、溝通宣
導、資源分配利用、協調機制與過程、評估過程與監視機制
等,是否達成原定目標;同時,對於計畫期末評估所關切的
評估問題與指標,進行資料之初步蒐集與評估,確認關鍵執
機關檔案管理作業手冊
1-10
行、評估問題及資料蒐集方式,整理執行經驗。
3. 可整合運用執行調查(operational survey)、參與者面談、文
獻分析(file review)及專家小組研討等方法;評估資訊可透
過內部管理、外部執行機構與顧客群體等途徑取得,以提出
計畫期中修正、執行監視、期末評估問題及資料蒐集方式之
相關策略性建議。
4. 應根據蒐集所得評估資訊,參照計畫衡量指標,定期進行平
時查檢執行情形與作業進度;並應對查檢結果,隨時檢討,
採取必要之改進措施;必要時,並得修正計畫目標。
1.4.6.3 計畫成效評估
為瞭解檔案管理計畫推動情形及執行成效,應訂定計畫績效衡
量指標,定期辦理成效評估,必要時得由機關權責長官組成評
估小組負責推動辦理。有關計畫成效評估實施要領如下:
1. 各機關應對檔案管理計畫之推動,就其執行過程及作業成
效,自行評估,其結果應以具體數值或文字呈現,並記錄評
析結果,以瞭解實際成效。評析之執行,必要時得邀集上級
機關、檔案局、相關機關或學者專家共同參與。評析重點應
包含下列各項:
(1) 檔案管理規劃與執行過程檢核要項契合之情形。
(2) 達成計畫績效衡量指標之程度。
(3) 達成計畫目標及成效所採取之措施、努力與成本支出。
(4) 未能達成目標或作業成效之原因檢討。
2. 計畫期滿或執行完竣後,應進行全面執行成果之總結與評
量,檢討計畫目標是否真正達成,有無待檢討改進之處,並
分析其原因,報請機關權責長官核閱,其中未完成或建議改
進事項,應作為研訂後續計畫之參考。
3. 期末評估主要採檔案使用者問卷調查或面談檔案服務滿意度
調查、統計分析、檔案管理作業檢核、檔案目錄抽樣檢視
第1 章 計畫作業
1-11
(例如檢視編目品質)、檔案內容分析(例如評估檔案蒐集
或鑑定結果)、檔案應用准駁分析(例如評估便民改進措
施)、既有方案評估及策略檢討等方法,並可就計畫執行
前、後進行必要的比較。
4. 期末評估報告內容要項,可包括:前言、評估發現、改進建
議及替選方案。其中前言內容,重點包含:評估背景、問題
界定、相關計畫規劃經過、簡介及評估方法概述。
5. 如有將風險管控措施納入計畫執行者,應審查該措施是否確
實執行、是否有新增風險項目,並檢討確保其有效性。
1.4.6.4 資訊回饋與檢討修訂
1. 各機關應依計畫執行期中評估結果,檢討原定目標與計畫內
容之妥適性,必要時,應辦理計畫修訂作業;計畫成效評估
結果,則可提供作為下一階段或相關計畫研訂之參考。
2. 如有必要修正調整計畫應簽報機關權責長官核准。修正內容
重點包括:
(1) 環境變遷檢討。
(2) 需求重新評估。
(3) 計畫與預算執行檢討。
(4) 計畫修正理由說明。
(5) 修正目標、實施內容與資源需求。
機關檔案管理作業手冊
1-12
圖1-1 計畫作業流程
1.4.1
環境分析與
需求評估
設定目標、確定目標達成
限制及計畫年期
依中程策略選定計畫目標,
爭取納入機關中程施政計畫
調查、瞭解檔案管理
與應用現況
開始
結束
檢討現行相關政策與
方案成效
分析環境情勢及評估
計畫需求
選定優先發展課題
研訂檔案管理中長程
個案計畫
計畫執行、管考、
期中評估
編訂年度概算及計畫
研訂年度計畫
計畫成效評估
1.4.3
研訂檔案
管理中長程
個案計畫
1.4.2
目標設定
1.4.4-1.4.5
辦理年度
概算及
計畫作業
1.4.6
計畫執行、
管理與修訂
已實施中程施政計畫制度


第2 章 編訂機關檔案分類表
2-1
第2章 編訂機關檔案分類表
2.1   範圍
各機關訂定或修正檔案分類表之有關作業,包括區分分類層
級、擇定分類標記、分類標記編排方式、編訂分類類目名稱、
檔案分類表之送核及電子檔轉出等事項。
2.2   主要適用法令
2.2.1 檔案分類編案規範。
2.3   名詞定義
2.3.1 來源原則
指依檔案來源及產生單位,辦理檔案分類,以利檔案排架及編
目之原則。
2.3.2 分類層級
指區分檔案分類類目之類、綱、目、節及項等層級。
2.3.3 分類標記
指以文字或數字標記檔案分類表所載之類目名稱。
2.3.4 單純標記
指全部採文字或數字之分類標記。
2.3.5 混合標記
指由文字及數字組成之分類標記。
2.4   處理要領
2.4.1 訂定檔案分類表
各機關應依據檔案來源原則、組織架構或業務性質,訂定適用
之檔案分類表(作業流程,詳如圖2-1)。
2.4.1.1 區分分類層級
各機關應考量其行政組織或業務性質,妥適區分檔案分類層
級,其層級以不逾類、綱、目、節、項5級,且各級位數總計應
機關檔案管理作業手冊
2-2
符合文書及檔案管理電腦化作業規範表3-2基本欄位之分類位元
數規定。
2.4.1.2 擇定分類標記
各機關賦予檔案分類號前應擇定適當之分類標記,其應考量原
則如下:
1. 分類標記是否簡單明瞭、書寫方便、容易增減及配置適宜。
2. 分類標記本身應具邏輯順序,並能反映類目間之相互關係及
層級。
3. 分類標記應具伸縮性,便於類目細分、擴展或合併,以應類
目之更新。
4. 就分類標記種類,選用單純標記或混合標記,例示如下:
(1) 單純標記
①純數字者
100  行政管理
 110 施政計畫
     ︙
200  檔案管理
 210 檔案編目
     ︙
600  人事管理
 610 任免
     ︙
690 福利待遇
②純文字者
A   行政管理
 A  施政計畫
     ︙
B   檔案管理
第2 章 編訂機關檔案分類表
2-3
 A  檔案編目
     ︙
F   人事管理
 A  任免
     ︙
 I  福利待遇
(2)混合標記
 甲   行政管理
  100 施政計畫
      ︙
 乙   檔案管理
  100 檔案編目
      ︙
 己   人事管理
  100 任免
      ︙
  900 福利待遇
5. 分類標記以數字標示者,應以阿拉伯數字表示並採十進位法
記數,例示如下:
  100  行政管理
   110 文書
   111 文書管理法規及釋疑
       ︙
   119 文書業務處理
  120  庶務
   121 營繕
       ︙
  200  檔案管理
機關檔案管理作業手冊
2-4
       ︙
  900  人事管理
       ︙
   990 福利待遇
2.4.1.3 擇定分類號賦予方式
各機關檔案管理單位依2.4.1.2所列原則擇定分類標記後,應就下
列編排方式擇一賦予檔案分類號:
1. 順序制
指依標記之自然順序排列檔案分類類目,並按標記先後或大
小順序賦予分類號之方式,例示如下:
  100 行政管理
  101 施政計畫
  102 工作報告
  103 檔案管理
  104 檔案編目
   ︙
  132 人事管理
  133 福利待遇
2. 等級制
指先將分類類目按層級排列,各層級類目再按標記先後或大
小順序賦予分類號位數,其各層級類目標記之位數,可依下
列方式辦理:
(1) 單碼制
每一層級類目均由1個文字或數字組成,視類目之級數,
決定號碼之位數,受限於數字之個數,同級容納類目有
限,適合類目不多之機關,例示如下:
 層級   標記    類目名稱
 類    1   行政管理
第2 章 編訂機關檔案分類表
2-5
 綱     1   文書
 目     1  文書管理法規及釋疑
       ︙
 目     9  文書業務處理
 綱     2   庶務
 目     1  營繕
      ︙
 類    2    檔案管理
      ︙
 類    9    人事管理
      ︙
 綱     9   福利待遇
(2) 多碼制
每一層級類目均由2個以上文字或數字組成,依據各級類
目之多寡,決定文字或數字之位數,以適切容納所需類
目,其例示參見2.4.1.2第5目。
(3) 混合制
指於層級類目間混合使用單碼及多碼制,例示如下:
 層級   標記    類目名稱
 類    01   行政管理
 綱     01  文書
 目      .1  文書管理法規及釋疑
        ︙
 目      .9  文書業務處理
 綱     02   庶務
 目      .1 營繕
      ︙
 類    02   檔案管理
機關檔案管理作業手冊
2-6
      ︙
 類    09   人事管理
      ︙
 綱     09  福利待遇
2.4.1.4 擇定檔案分類表之編製方式
檔案分類表之編製,各機關得視需要採個別編製或與機關檔
案保存年限區分表結合編製之方式;採個別編製者,名稱為
「(機關全銜)檔案分類表」(參考範例,如表2-1),與區分
表結合編製者,名稱為「(機關全銜)檔案分類及保存年限區
分表」(參考範例,如表3-3)。
2.4.1.5 編訂檔案類目名稱
檔案分類標記所屬類目名稱之編訂,應注意分類結構與業務發
展情形,並考量組織職掌、業務繁簡或檔案性質,且不得將機
密案件另立類目;分類類目名稱之編訂,性質相同者其用語應
具一致性,必要時,得請上級機關、相關機關或學者專家參與
編訂,其編訂原則如下:
1. 檔案分類表個別編製者
(1) 類目名稱應涵蓋周延,以能代表該類目適用檔案範疇為原
則。
(2) 類目名稱應具體明確,以能充分表示檔案內容性質為原
則,不宜含混籠統。
(3) 類目名稱範圍應適中,不宜過於廣泛。
(4) 同一層級類目,彼此必須相稱,其屬性必須分明,類目間
宜互斥,以利歸類。
例: 「外交」不能與「國際關係」平行,因「國際關係」
應包括在「外交」之內。
(5) 類目名稱字句以簡明為原則,字數以2至9字為宜。
第2 章 編訂機關檔案分類表
2-7
(6) 類目名稱未能具體表達業務內容或範疇者,得於備註說
明。
2. 檔案分類表與保存年限結合編製者
(1) 其編訂原則依2.4.1.5第1目之規定,編訂作法參見3.3.1.1之
規定,惟各類目名稱範圍應以能區分其保存年限為原則,
同一類目含括之檔案重要程度不同者,應依保存年限不同
再予細分類目。
(2) 檔案管理單位應配合分類類目名稱,考量檔案之性質及價
值,逐項擬定各類目之保存年限及清理處置。
2.4.1.6 編製檔案分類表初稿
檔案管理單位應就2.4.1.1至2.4.1.5有關分類層級、分類標記及檔
案類目之規定所研擬之結果,據以編製檔案分類表初稿(參考
範例,同表2-1)。
2.4.1.7 送核檔案分類表
檔案管理單位編製完成檔案分類表初稿後,應送請業務單位表
示意見;如有修訂,應於修訂完成後依下述規定辦理送核作
業:
1. 檔案分類表個別編製者
將編製完成之檔案分類表陳機關首長核准後實施。
2. 檔案分類表與保存年限結合編製者
(1) 將編製完成之檔案分類及保存年限區分表陳機關首長核准
並依檔案法施行細則第10條規定程序層送檔案局審核後實
施,其程序如下:
① 中央一、二級機關,均由各該機關送交。
② 中央三級以下機關,均層報由上級中央二級機關彙整
送交。
③ 直轄市政府、直轄市議會、縣(市)政府及縣(市)
議會,均由各該機關送交。
機關檔案管理作業手冊
2-8
④ 直轄市政府所屬各機關,均層報由直轄市政府彙整送
交。
⑤ 縣(市)政府所屬各機關及其他各地方機關,均層報
由縣(市)政府彙整送交。
(2) 檔案分類及保存年限區分表送檔案局審核未通過者,機關
檔案管理單位應依檔案局審核意見修訂後再行送核。
2.4.1.8 送交檔案分類表電子檔
機關檔案分類表經核定後,各機關應轉出其電子檔並以線上方
式匯入檔案局「機關檔案管理資訊網」。
2.4.2 修正檔案分類表
檔案分類表之修正作業流程,詳如圖2-2。
2.4.2.1 彙整註記資料
各機關檔案管理單位應視組織或業務之更動情形,並就8.4.1.2第
4目有關各案件於分類表之註記資料,彙整註記資料;檔案分類
表與保存年限結合編製者,至少每10年應檢討一次,並得視檔
案保存年限更動情形,彙整相關註記資料,作為修正檔案分類
表之依據。
2.4.2.2 研修檔案分類表
各機關於組織或業務調整時,檔案管理單位應會請業務單位研
商修正檔案分類表,必要時,得請上級機關、相關機關或學者
專家參與;檔案分類表與保存年限結合編製者,必要時,應依
檔案保存價值鑑定規範及第15章鑑定之規定,辦理檔案保存價
值鑑定並撰寫檔案鑑定報告,作為修正之依據。
2.4.2.3 註記參見說明
檔案分類表如有新增或合併類目情形者,應分別於新舊分類號
處,註記參見類目、新類目啟用日期卅舊類目停用日期。
2.4.2.4 編製檔案分類表修正初稿
檔案管理單位應就檔案分類表研商修正結果或檔案鑑定報告,
第2 章 編訂機關檔案分類表
2-9
併同2.4.2.3規定註記之參見說明,據以訂定檔案分類表修正初
稿。
2.4.2.5 送核修正之檔案分類表
檔案分類表完成修正後,其送核作業依2.4.1.7之規定辦理。惟僅
調整分類號或類目名稱且未涉保存年限修正者,循序簽陳機關
權責長官核定後實施,免再層送檔案局。
2.4.2.6 送交修正之檔案分類表電子檔
檔案分類表電子檔之送交作業依2.4.1.8之規定辦理。
機關檔案管理作業手冊
2-10
圖2-1 機關檔案分類表訂定作業流程
2.4.1.1
區分分類
層級
2.4.1.2
擇定分類
標記
2.4.1.3
擇定分類
標記編排
方式
2.4.1.5
編訂檔案
類目名稱
2.4.1.6
編製檔案
分類表
初稿
2.4.1.7
送核檔案
分類表
2.4.1.4
擇定檔案
分類表
編製方式
區分分類層級
擇定分類標記
編訂檔案類目名稱
陳機關首長核准
分類標記
以數字標示
修訂
檔案分類表
與檔案保存年限
區分表結合編製
擇定分類標
記編排方式
應以阿拉伯數字表示
並採十進位法
編訂檔案類目名稱
及保存年限
修訂完成檔案
分類表
編製檔案分類表
初稿
送請業務單位提供意見
擇定檔案分類表之
編製方式



A
B
開始



第2 章 編訂機關檔案分類表
2-11
圖2-1 機關檔案分類表訂定作業流程(續)
2.4.1.7
送核檔案
分類表
2.4.1.8
送交檔案
分類表
電子檔
與檔案保存年限
區分表結合編製
檔案局審核通過
本機關為中央二級以
上或直轄市、縣(市)
政府與議會
送檔案局審核初步審核通過
送上級機關審核
退回機關修改
檔案分類及保存
年限區分表
轉出檔案分類表
電子檔
匯入
機關檔案管理資訊網








A
B
結束
機關檔案管理作業手冊
2-12
2.4.2.1
彙整註記
資料
2.4.2.2
研修檔案
分類表
2.4.2.3
註記參見
說明
2.4.2.4
編製檔案
分類表
修正初稿
2.4.2.5
送核修正
之檔案
分類表
定期彙整
註記資料
辦理檔案
保存價值
鑑定作業
撰寫檔案
鑑定報告
檢討研修檔案
分類表
編製檔案分類表
修正初稿
送請業務單位
提供意見
陳機關首長核准
與檔案
保存年限區分
表結合編製
辦理檔案
保存價值鑑定
類目有新增
或合併
修訂檔案
分類表
註記參見說明
修訂完成檔案
分類表

是是

A
B
否否


圖2-2 機關檔案分類表修正作業流程
開始
第2 章 編訂機關檔案分類表
2-13
圖2-2 機關檔案分類表修正作業流程(續)
2.4.2.5
送核修正
之檔案
分類表
2.4.2.6
送交修正
之檔案
分類表
電子檔
與檔案保存年限
區分表結合編製
檔案局
審核通過
本機關為中央二級
以上或直轄市、縣(市)
政府與議會
送檔案局審核初步審核通過
送上級機關審核
機關首長
核准後實施
退回機關修改
檔案分類及保
存年限區分表
轉出檔案分類表
電子檔
匯入
機關檔案管理資訊網








A
B
結束
機關檔案管理作業手冊
2-14
表2-1 「(機關全銜)檔案分類表」(參考範例)
分類號類目名稱
備註
(敘明具體業務內容或範疇)
561
561.1
561.2
561.3
561.4
華僑事務
僑情
華僑愛國活動
僑務交涉
僑務報告
(含視察僑務)
(含華僑捐款、勞軍、慶祝國慶等)
(指外館定期報告,如:週報、旬報、月報等)
第3 章 編訂機關檔案保存年限區分表
3-1
第3章 編訂機關檔案保存年限區分表
3.1   範圍
各機關訂定或修正檔案保存年限區分表之有關作業,包括檔案
保存年限區分表之編(修)訂、送核及實施等事項。
3.2   主要適用法令
3.2.1 機關檔案保存年限及銷毀辦法。
3.2.2 檔案保存價值鑑定規範。
3.2.3 機關共通性檔案保存年限基準。
3.3   處理要領
3.3.1 訂定檔案保存年限區分表
各機關應就主管業務,依機關檔案保存年限及銷毀辦法、機關
共通性檔案保存年限基準(各類基準表編號,參見表3-1)及
其他相關法規規定,或參考機關檔案保存年限區分參考案例
(參見本章附錄3-1)及機關共通性檔案保存年限基準運用指引
(請參見檔案局全球資訊網)等,編訂檔案保存年限區分表;
如屬業務具同質性且隸屬同一上級之平行機關(如中央選舉委
員會所屬直轄市縣市選舉委員會、直轄市及縣(市)政府所屬
各戶政事務所等)者,宜統籌編訂;或屬具上下隸屬關係之機
關(如國防部及所屬、直轄市及縣(市)政府所屬衛生局暨所
屬等)者,認有必要時,亦得統籌編訂(作業流程,詳如圖
3-1),其區分原則及應審酌事項分述如下:
1. 檔案保存年限應區分為永久保存及定期保存,其應審酌事項
如下:
(1) 影響國家安全、社會發展及公益之程度。
(2) 典章或史料文物之價值。
(3) 法律信證之維護。
機關檔案管理作業手冊
3-2
(4) 行政程序之稽憑。
(5) 學術研究之參考。
(6) 機關組織沿革及業務職能之特性。
(7) 個人權益之保護。
(8) 其他應審酌之重要事項。
2. 永久保存及定期保存檔案之區分原則如下:
(1) 永久保存檔案
各機關檔案屬下列性質者,應列為永久保存,其案例參見
附錄3-1:
①涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者。
②涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定、修正及解釋
者。
③涉及本機關組織沿革、主要業務運作及職能演變者。
④對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。
⑤具有國家或機關重要行政稽憑價值者。
⑥具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者。
⑦對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影
響者。
⑧具有重要科技價值者。
⑨具有重要歷史或社會文化保存價值者。
⑩屬重大輿情或具唯一性、獨特性或代表性之特殊個案
者。
法令規定應永久保存者。
其他有關重要事項而具有永久保存價值者。
(2) 定期保存檔案
各機關檔案非屬上開永久保存檔案之性質者,應列為定期
保存,其案例參見附錄3-1。
定期保存之檔案,其保存年限區分為30年、25年、20年、
第3 章 編訂機關檔案保存

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