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標  題

文書流程管理作業規範

內  容

文書流程管理作業規範
第一章 總  則
一、全程管制:
(一)公文從收文(或創簽稿)至發文、歸檔應全程列入管制。
(二)文書流程管理之實施,為一整體作業,應由各級承辦人員自我管理做起,以業務單位主動導正為主,文書單位稽催及專責管制單位之協調、管考為輔。
二、全面管制:
(一)行政機關均應實施文書流程管理,並將各單位列入管制範圍,機關總收、總發文件,或單位收文、發文、創簽、創稿文件(或存查)均應列入管制。
(二)文書流程管理必須統一規定標準處理原則,俾利共同遵守。一般行政機關之作業規定,得依據文書處理手冊與本作業規範之基本原則,配合機關業務特性與事實需要,由各機關自行訂定。其他如學校、事業機構等,得由其上級機關依其業務性質與需要,參考本作業規範自訂作業規定據以實施。
三、作業範圍:
(一)機關每一公文全部流程,應建立完整登錄系統,予以正確登錄及統計其使用時間,作為稽催、統計、分析之依據,以發掘問題、有效稽催,防止積壓及偏差。
(二)各機關應針對登錄、統計、分析及稽催結果所發現之缺失與問題,研提改進措施,促使文書流程適時運用工作分析與簡化,達到處理迅速確實、提高行政效率及公文品質之要求。
四、管理原則:
文書流程管理為一全程性、全面性作業,其應遵循之原則如下:
(一)機關文書流程管理作業權責劃分應以本作業規範規定為基本原則,賦予機關內部單位、成員應負職責。各機關如因機關業務特性肇致實務作業有單位間權責劃分難符作業規範規定之情形,得依業務性質彈性調整。
(二)各機關文書流程作業相關法令規定,應隨時檢討及定期修正,落實層級負責,逐級考核,使執行不致偏差。並按行政系統逐級推動,督導所屬機關全面實施文書流程管理。
(三)立法委員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件之性質與處理時限,與一般公文不同,應單獨管制統計。
五、本作業規範用詞,定義如下:
(一)文書流程管理:指以完整登錄公文處理過程相關事實資訊為基礎,實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等管理措施,以提高公文處理時效及品質之文書管理作業制度。
(二)自我管理:指機關組織各級人員均應具備提高公文處理時效及品質之觀念,其消極層面在建立人員確遵各項文書處理規定,主動導正影響公文時效因素,積極層面則在於增進其業務知識及積極任事態度,根本提升公文品質。
(三)文書單位:指機關內負責辦理收文、分文、繕打、校對、用印、發文等文書作業之單位。
(四)業務單位:指直接負責文件簽辦或文稿擬判之單位。
(五)專責管制單位:指依機關組織法規之掌理事項分工或經機關首長指定,負責綜理文書流程管理相關工作之單位(或受指派負責綜理文書流程管理專人所屬之單位)。
(六)文書稽催:包括狹義及廣義文書稽催。狹義文書稽催,指公文辦結前,透過公文系統、電子郵件或書面等方式通知或查詢各個處理過程之辦理情形,促使公文能在規定期限內處理完畢;廣義文書稽催,指公文辦結前後,對公文處理之一種稽查作業。
(七)文書流程:指文書處理自收文(創簽稿)起至發文、歸檔止之全部流程,包括收文處理、文件簽辦、文稿擬判、發文處理及歸檔處理等步驟。
(八)立法委員質詢案件時效管制:指依據立法院職權行使法及「行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」之處理時限,所實施之時效管制作業。
(九)訴願案件時效管制:指依據訴願法所定訴願處理時限,並以「案」為單元,所實施之時效管制作業。
(十)人民申請案件時效管制:指人民(團體)申請各種證照、證書、證明或提供服務等案件,除法規另有規定外,各主管機關應按其性質,區分類別、項目,分別訂定處理時限,並以「案」為單元,所實施之時效管制作業。
(十一)人民陳情案件時效管制:指依據行政程序法及「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」,人民對於行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護,向主管機關提出之具體陳情,由主管機關訂定處理時限,並以「案」為單元,所實施之時效管制作業。
(十二)監察案件時效管制:指依據監察法、監察法施行細則及「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」之處理時限,所實施之時效管制作業。
(十三)處理時限:指按公文處理速別規定,自收文至發文(存查)之全部流程可使用時數或日數。
(十四)限辦日期:指依據各類公文之處理時限規定可使用日數,計算應辦結之實際日期。
(十五)可使用時間:指在每一公文處理過程中,每一處理階段所能使用之時間。
(十六)創稿:指無正式來文而主動辦理或交辦之案件。
(十七)限期公文:指來文或依規定訂有期限之公文。
(十八)彙辦案件:指同一案件內之有關事項,必須彙集全部來文後,始能統一處理之案件。
(十九)併辦案件:指各件公文案情相同、同一案情之正副本,或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者,基於效率原則所統一處理之案件。
(二十)個案分析:指對超過一定處理時限之待辦案件,採取以「案」為單元之分析處理作業,其目的在促進全案之整體時效,防止積案產生。
(二十一)個件分析:指對使用日期較長之案件,採取以「文」為單元,逐件分析其流程,其目的在於檢討其關鍵所在,從根本上尋求提高公文時效之途徑。
(二十二)發文使用時間: 從機關收文次日起,至發文之日止之全部文書流程中,扣除假日所使用之時間,在統計時稱為「發文使用日數」,並以「日」為單位。超過半日或不足1日者,以1日計算,而不足半日者,以半日計算(機關業務特性需要,設有電子設備以時為單位進行管制者,得以實際使用時數,換算為日計算時間);立法委員質詢案件則以行政院電子交答發文之日起至擬答電子檔傳送行政院之日止為其發文使用時間。
(二十三)發文平均使用日數:指發文使用日數之和,除以發文總件數,所得之商。
(二十四)專案管制案件:指公文涉及政策、法令與其他機關業務,或須經較長時間協調會辦之複雜案件,經承辦單位敘明專案名稱與理由,訂定預定完成時間,送專責管制單位審查,簽請機關首長或幕僚長核准後,以「案」為單元實施管制者。
(二十五)以文管制:指以「文」為管制統計單元之管理作業方式,其係以收文(創稿)編號之個件進行管制,重點為各「文」是否於限期內處理完畢,不問案情之內容,並於辦結即銷號歸檔。
(二十六)以案管制:指以「案」為管制統計單元之管理作業方式,凡公文屬專案性質須整體性作業者,其要求重點在於「案」之決定,以案情實質擬處作為管制標的,處理時限與數量統計皆以「案」為標準,並以實施全程管制來達到作業要求。以「案」管制之公文,其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號結案,處理中有發文需要者,另以他號方式處理(發文件按一般公文創號或原案附號處理,收文件則以原案附號或另編一般公文收文號處理),並於全案辦結時一併歸檔。
(二十七)公文檢核:指藉由資料查閱及對相關問題查詢,並輔以個案抽查、問卷調查等方法,有效瞭解並評估機關公文處理品質與流程管理良窳,發掘問題及缺失,從而提出改進建議與解決方法,以提升公文處理效率之一種評核作業。
(二十八)線上簽核:指公文之處理以電子方式在安全之網路作業環境下,採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施,並在確保電子文件之可認證性下,進行線上傳遞、簽核工作。


第二章 權責劃分
六、業務單位職責:
(一)每一成員應自行檢查事項:
1、經辦文件:
確遵文書處理手冊規定辦理,基於自我管理及目標管理原則,應確保公文品質與時效,並依規定期限辦結。自簽辦之日起至發文之日止,應主動注意簽辦、會辦、陳核、發文、送達等處理流程之查催,如有查催困難情事,應即時向單位主管或文書單位反映處理;必須展期時,報請權責主管核准;但累積展期30日以上時,應報請機關首長或幕僚長核准,並會知專責管制單位列入管制。所稱「累積展期30日以上」日數之計算是否包含假日,依本作業規範第12點辦理。
2、管制會稿、會辦時效:
確遵文書處理手冊文書簡化精神辦理,即急要文件須會辦者應進行親會面洽、同一文件請3個以上單位會核,以同時送會為原則;會辦之文件,受會單位應視同速件,並依收發文程序辦理。無論送會或收會均應管制時間,受會單位如不能依限退回時,應將原因、理由及預定時間通知送會機關(單位)。
3、業務處理流程簡化:
各層級人員就其承辦業務應主動檢討作業程序,簡化工作流程,以提升公文處理時效。
(二)單位收發人員職責:
1、管制登錄本單位每一公文處理流程經過及使用時間,逐日檢查公文處理紀錄,對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者,應依規定辦理稽催,並將查催資料提供單位主管參處。
2、統計本單位公文時效資料,逐月向單位主管提出報告及供文書單位彙整統計運用,其中逾處理時限30日以上案件,應單獨列表提報。並配合專責管制單位辦理調卷分析需要,提供必要之資料。所稱「逾期30日以上」日數之計算是否包含假日,依本作業規範第12點辦理。
(三)各級單位主管職責:
1、充分掌握單位成員公文承辦時效及查催資料,對權責內核准展期案件及已逾期仍未辦理展期案件,應即督促承辦人妥適處理;督促代理人確實於時限內辦妥應代辦公文,以落實職務代理制度。
2、對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者,得核准調整來文處理速別,或指定授權人員核准調整之。
3、對涉及2個以上單位之作業,宜與相關單位商訂原則後再行處理,避免因往來會稿而延誤時效。
4、對逾處理時限30日以上之待辦案件,應向上級主管機關報備,並會專責管制單位處理。
5、配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議,共同檢討改進單位文書流程,並適時提出公文時效優劣案件獎懲建議、調整承辦人員工作量分配等事項。
七、文書單位職責
(一)全程管制機關每一文件之處理流程與使用時間。統計全機關公文時效資料,定期提供專責管制單位作統計分析運用,其中逾處理時限30日以上案件,應單獨列表提報,並視調卷分析之需要,協助提供必要之資料。檢查各單位公文登錄及管制情形,並提供各業務單位主管及專責管制單位稽催資料。
(二)邀集會商專責管制、資訊等單位,建置文書流程管理電腦化作業環境及推動線上簽核作業、建立「以案管制」及「以文管制」作法、協助推動文書流程簡化等工作。
(三)訂定公文展期核准職責,展期30日以上時,須由機關首長或幕僚長核准。
(四)依據處理時限標準,參照本機關公文處理各個過程情形,訂定每一過程之可使用時間,作為適時提醒各級人員處理公文參考準據。例如:普通件時限為6日,其中承辦、會稿(簽)、核稿、判行,以及繕校、用印、發文時,只能使用其中部分時間,而預留其他過程之作業時間;可使用時間之分配,由各機關按其特性自行訂定。
(五)對成效優劣單位或個人提出獎懲建議。
八、專責管制單位職責:
(一)建立文書流程管理制度:
依據本機關特性,訂定文書流程管理作業及獎懲規定、文書流程管理稽核計畫等相關規定。
(二)推動文書流程管理作業相關措施:
1、策劃推動文書流程管理科學化、自動化,協同文書單位建置機關文書流程管理及線上簽核電腦化作業環境,協調解決文書流程管理共同性問題,訂定專案管制案件及其他特殊性案件申請、審核之標準流程及相關表格,以供稽催之用。
2、綜合統計分析管制成果應對內公布,並視需要提報主管會報、業務會報,同時建議獎懲,或視需要舉行文書流程管理研討會議,與文書、業務及檔案等相關單位共同檢討改進。
3、對經機關首長核准展期案件及逾期30日以上未結案件應予個案(件)分析處理。
4、定期依據文書單位所提送稽催報表,檢討稽催成果,提報機關首長核閱。
5、依據文書流程管理稽核計畫,邀集相關單位組成小組定期辦理公文檢核,依據檢核結果,確實檢討改進,並辦理獎懲。
6、彙整公文時效統計資料,依限提送主管機關(行政院及所屬一級機關請提送國家發展委員會檔案管理局)。
九、機關首長(副首長或幕僚長)職責:
(一)審核展期30日以上案件、專案管制案件及特殊性案件。
(二)對逾處理期限30日以上之案件,責成有關單位或人員限期結案。
(三)提示文書流程改進方法。
(四)公文時效優劣奬懲案件、文書流程稽核成果奬懲案件之核定。


第三章 管制標準

第一節 處理時限
十、文書處理手冊第78點有關各類公文處理時限基準規定如下:
(一)一般公文:按最速件、速件、普通件、限期公文、專案管制案件或其他特殊性案件等分門別類予以管制。(詳後第6、7章)
(二)立法委員質詢案件:依據立法院職權行使法及「行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」規定辦理。(詳後第11章)
(三)人民申請案件:應按其性質,區分類別、項目,分定處理時限,予以管制。(詳後第8章)
(四)人民陳情案件:依據行政程序法第7章及「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」之規定辦理。(詳後第9章)
(五)訴願案件:應依訴願法之規定辦理。(詳後第10章)
(六)監察案件:依據「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」規定辦理。(詳後第12章)
十一、一般公文處理速別之擬定,發文機關承辦人員應確實區分,各級人員應詳加審核;來文之處理速別與公文性質不符者,得經由收文單位之主管或指定之授權人員核定後,調整來文處理速別。
十二、各類公文之處理時限,除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監察案件或其他依法令另有規定者外,均不含假日。
各機關處理人民陳情案件視業務性質分別訂定之處理期限,最長不得超過以日曆天計算30日。

第二節 管制區分
十三、公文管制區分為以文管制及以案管制,原則上,一般公文視案情、重要性採取以「文」管制或以「案」管制方式管理,專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委員質詢案件、監察案件或其他指定案件等則採取以「案」管制。以「文」管制及以「案」管制之區別比較如表1、2。
表1:

以 文 管 制 以 案 管 制
一、性質 係對一般性公務之文書,採以「文」為管制統計單元之管理作業方式。 係對某些具專案性質之文書,採以「案」為管制統計單元之管理作業方式。
二、適用類別 一般公文 專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委員質詢案件、監察案件或其他經單位主管指定應以案管制之案件。
三、管制原則 係以收文(創稿)編號之個件進行管制。 (一)係一種專案性質,必須以「案」為單元,實施全程管制才能達到要求。
(二)其首件來文收文號於全案辦結時始能銷號。
(三)處理中有發文需要者,另以他號方式處理。
(四)未結案之發文稿於發文後,退原承辦人員於全案辦結時一併歸檔。
四、管制標的 只問「文」是否於限期內處理完畢,不問案情之內容。 以案情是否已於處理時限內實質擬處作為管制標的,凡專案預定目標之達成、人民申請案件之具體准駁、人民陳情案件已適當處理並明確答復,以及訴願案件決定等皆得為「案」解除管制之要件。
五、處理過程收發文件之管制 即以編號個件為管制標的。 處理過程中凡屬通知補件(陳)、會勘(查)、會議(商)、請釋(示)、查詢及有關機關間公文往返等,另以他號方式處理(發文件按一般公文創號或原案附號處理,收文件則以原案附號或另編一般公文收文號處理)。


表2:
臺北市政府「以文管制」及「以案管制」之作業說明(案例)























第三節 計算標準
十四、數量計算標準如表3:
表3:
項目 計   算   標   準
(一)收文數量
以機關收文編號為計算標準(含總收文與單位收文),每一收文編號計列1件。會稿、會辦、退件等作業,以及創稿發文等均不列入收文計算。
(二)發文數量 以機關發文編號為計算標準(含總發文與單位發文),每一發文編號計列1件。會稿、會辦、退件、公務電話紀錄等作業,均不列入發文計算。
(三)專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件及監察案件數量 因與一般公文作業有所不同,必須以「案」為計算單元;處理過程中的收發文件以一般公文管制處理,不另計列1「案」。
(四)立法委員質詢案件數量 以行政院建置之「立法委員質詢答復系統」交答之施政質詢及專案質詢案件計算,不應再列為一般公文重複列計。

十五、時效計算標準如表4:
表4:
項目 計 算 標 準
(一)發文使用日數 1、從收文次日起算,至發文之日止。
2、前項發文之日,對於電子交換之公文,以發文人員憑智慧卡及識別通行碼發文,並檢視前置處理系統已發送訊息之時間點為計算基準;至於電子交換公文以外之公文,以發文銷號之時間點為計算基準。
3、使用日數之尾數時間不滿半日者,以半日計算;超過半日,不滿1日者,以1日計算;收文當日即已辦結發文之案件,以半日計算。
4、機關內部各幕僚單位間之會稿、會辦時間不得扣除;但與本機關以外機關會稿時,從送會之日起至退會收到之日止之時間,得予扣除。
5、凡從單位收轉之日或承辦人收辦之日起算,或繕發時間不列計算等截減流程中之部分作業者,均屬不合規定,其計算結果自屬錯誤。
6、各階段之處理時間,因註記不明確或未註記者,一律以該階段最長時間認定。
(二)發文平均使用日數 1、發文使用日數之和,除以發文總件數,所得之商,即為「發文平均使用日數」。假設:應用電腦資訊系統登錄管制,若其電腦統計結果發文使用日數總計為1,356日,發文件數為856件,其計算公式為:1,356÷856=1.58日;機關業務特性需要,設有電子設備以時為單位進行管制者,其電腦統計結果發文使用時數總計8,130小時,發文件數為511件,其計算公式為:(8,130÷8)÷511=1.98日;未應用電腦資訊系統登錄管制之機關,若發文總件數為300件,其中3.5日辦結者100件,4日辦結者200件,其計算公式如下:(3.5×100+4×200)÷300=3.83日。
2、應綜合全機關使用總日數與全機關發文總件數(經編列發文編號,每號計列1件)為計算依據。至於機關內所屬各業務單位「平均日數」,則比照前述方法計算之。
(三)存查使用日數及存查平均使用日數 與發文使用日數及發文平均使用日數之計算標準相同。

十六、假日之計算:
(一)以101年2月21日收文為例,依案件不同處理時限,例舉假日計算範例如表5:
表5:
項目
管制類別 處理時限
(請參閱各章) 限辦日期之計算 使用日數之計算
(計算標準請參閱各章) 備註
一般公文 普通件6日 扣除假日計算,從101年2月21日收文次日起算,其限辦日期為101年3月2日。 扣除假日計算,從101年2月21日收文次日起算,若文於101年3月1日辦結,則發文使用日數為5日。 101年2月21日至3月2日間之假日計有:2月25、26、27(調整放假)、28日(和平紀念日)。
限期公文 來文要求「文到15日內見復」或「請於101年3月7日前惠復」 包含假日計算,從101年2月21日收文次日起算,其限辦日期為101年3月7日(星期三) 扣除假日計算,未逾來文所訂期限,若文於101年3月5日辦結,則發文使用日數為6日,若文逾限於101年3月8日辦結,則發文使用日數為11日。
專案管制案件 依預定辦理之處理時限 包含假日計算。
原則上不另計算發文使用日數。案件於限辦日期前辦結者列為「依限辦結」,超過限辦日期辦結者列為「逾限辦結」。
人民申請案件 公告處理期間為9日 包含假日計算,從101年2月21日收文次日起算,其限辦日期為101年3月1日。 原則上不另計算發文使用日數。案件於限辦日期前辦結者列為「依限辦結」,超過限辦日期辦結者列為「逾限辦結」。
人民陳情案件 1、 依機關視業務性質自行規定為6日者 2、 扣除假日計算,從101年2月21日收文次日起算,全案限辦日期為101年3月2日。 扣除假日計算,惟各案之處理期限最長不得超過30個日曆天,原則上不另計算發文使用日數。全案於限辦日期前辦結者列為「依限辦結」,超過限辦日期辦結者列為「逾限辦結」。 1、 各機關處理人民陳情案件應視業務性質分別訂定處理期限,雖得扣除假日,惟處理期限最長不得超過30個日曆天,故應審慎訂定處理期限並確實管制。
2、 本表以23日為例者,從101年2月21日收文次日起算,扣除假日之限辦日期原為101年3月26日,因處理期限最長不得超過30個日曆天,故限辦日期實為101年3月22日。
3、 未能在規定期限內辦結者,應依分層負責簽請核准延長,並將延長理由以書面告知陳情人。
4、 101年2 月21日至3 月22日間之假日計有:2月25、26、27(調整放假)、28日(和平紀念日)及3月4、10、11、17、18日。
3、 依機關視業務性質自行訂定,以23日為例者 4、 扣除假日計算,惟處理期限最長不得超過30個日曆天,從101年2月21日收文次日起算,全案限辦日期為101年3月22日。
訴願案件 訴願決定書3個月 包含假日計算,從101年2月21日收文次日起算,其限辦日期為101年5月21日。 包含假日計算,原則上不另計算發文使用日數。
全案於限辦日期前辦結者列為「依限辦結」,超過限辦日期辦結者列為「逾限辦結」。
立法委員質詢案件 代擬代判院稿案件10日 扣除假日計算,從101年2月21日起算(自交答日起算),其限辦日期為101年3月6日。 扣除假日計算,從101年2月21日起算,若文於101年3月1日辦結,則使用日數為6日。案件於限辦日期前辦結者列為「依限辦結」,超過限辦日期辦結者列為「逾限辦結」。
監察案件 來文要求「於1個月內見復」 包含假日計算
原則上不另計算發文使用日數。案件於限辦日期前辦結者列為「依限辦結」,超過限辦日期辦結者列為「逾限辦結」。

(二)假日係指依紀念日及節日實施辦法與公務人員週休二日實施辦法等規定應放假之日,其實際日數以行政院每年公布之「政府行政機關辦公日曆表」為準,另依天然災害停止辦公及上課作業辦法規定宣布停止辦公之日亦得列入。


第四章 管制方法

十七、公文時效管制作業應具備下列二大環節:
(一)健全有效之管制作業-有效掌握公文處理狀況,即時提出稽催,促使公文依限辦結,以適時糾正執行偏差。
(二)完整全程之管制範圍-全面全程實施管制,確保每一公文流程不致有所遺漏。
前項環節應密切結合,其實施方式如下:
(一)應嚴密登錄公文處理流程之全程資料。
(二)實施稽催與統計。
(三)並依統計與稽催結果,一面實施分析,一面糾正執行偏差;再將分析結果有效予以改進。

第一節 登錄
十八、登錄範圍必須包括公文全部流程:
公文時效統計分析與文書稽催均以公文之全部流程為範圍,為利於統計分析與稽催需要,公文從收文(創簽稿)至發文、歸檔之處理過程,均應有正確之資料登錄紀錄。
十九、應依管制類別區分正確登錄:
(一)不同類別公文管制作業方式有異,其處理時限及時效計算標準亦有區別,總收文或單位收文均應正確分類登錄,以符合管制及統計作業確實性之基本要求。
(二)每日下班2小時前收到之公文,應於當日編號登錄分送承辦單位,急要公文並應隨到隨辦。當日收文應標示當日收文日期編號戳及條碼。
二十、登錄要求在使資料連成一整體:
有關收文、處理時限、改分、調整速別、核准展期、承辦、會稿、核稿、決行、繕校、發文、銷號、歸檔等作業之登錄,使其連成整體,以切合統計與稽催需要。
二十一、作業類型:
資料登錄作業,除收發文及歸檔,均有固定登錄簿外,其他流程項目,因特性不同,使用方式各異,為保持彈性,不宜作統一規定,依目前各機關作業方式,可概區分為4種類型,分述如下:
(一)第1類型(電腦資訊系統登錄):
應用電腦系統登錄每一公文之全部流程,可精確掌握公文作業過程,為達確實簽收起見,仍輔以由電腦列印之簿冊或表卡由各單位收發人員簽收,可減輕其作業量,且定期印製統計報表,可收快速詳實之效。其電腦化資訊系統宜參照行政院及有關機關訂頒之電腦化作業規範開發,以求資料欄位、格式及表報之一致。
(二)第2類型(使用個別簿冊登錄):
隨公文處理過程需要,分設收文簿、移文簿、發文簿、承辦案件登錄簿等個別簿冊,分別登錄。登錄作業簡單,並易於保持永久紀錄,惟片段紀錄,難以連成整體;稽催及統計費時費力。在收文量較少,組織層次較簡機關,尚勉可適應,但對收文量較多機關,難達到有效管制之要求。
(三)第3類型(使用表、卡或聯單登錄):
每一表、卡、聯單登錄每一公文之全部流程,甲表、卡、聯單隨文登錄,乙(或丙)表、卡、聯單分送專責管制單位登錄,使全程處理狀況均能顯示於表、卡、聯單之上,能符合管制統計之要求。但登錄作業本身不如個別簿冊登錄簡單,乙、丙表、卡、聯單於運用後即行銷燬,難以保持永久紀錄,事後檢核失卻依據。
(四)第4類型(簿冊與表、卡、聯單併用登錄):
兼具第2、3類型兩者之優點,為較完整適用之登錄方法,但作業量較重。
二十二、改分作業:
(一)機關公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位,單位間有分文爭議案件,應陳請首長或其指定專人協調判定,俾提升效率。
(二)改分公文之管制或統計時效起算點,仍以總收文原登錄收文日期為準。

第二節 統計
二十三、統計為實施分析必要之步驟,其要求在於正確而有系統整理計算所登錄資料,檢查核對管制標準,以顯示公文處理各項數量與時效之分布狀況。
二十四、統計時機:
(一)每月定期統計1次:統計當月1日至最後1日資料。
(二)每年定期綜合統計1次:統計當年1月至12月資料。
二十五、統計範圍
(一)機關總收發文件與單位收發文件。
(二)按下列公文類別,分類單獨統計(格式及內容詳如附錄1):
1、一般公文
2、立法委員質詢案件
3、人民申請案件
4、訴願案件
5、人民陳情案件
6、專案管制案件
7、監察案件
前項統計資料依分層管制原則作業,由行政院及所屬各一級機關、省政府及省諮議會,於每月10日前依規定格式將機關上一個月之公文時效統計資料,以網路填報等方式傳送國家發展委員會檔案管理局。至行政院各一級機關及省政府之所屬機關(構)公文時效統計資料,則由各該主管機關本於職權逕行管制。

二十六、統計項目:隨機關階層與分析要求深度而有不同,表6所列為一般公文達成分析要求最低限度者,其他種類公文應參照辦理。
表6:
數量統計項目 時效統計項目
(一)收文量
1、每月新收件數
2、截至上月待辦件數
3、每月創稿數
4、每月應辦公文總收
5、每月平均應辦公文量(12個月平均數)
(二)當月辦結件數
1、總數
2、發文件數
3、存查件數
(三)當月待辦件數
1、總數
2、未逾辦理期限件數
3、已逾辦理期限件數
(四)逾期30日以上件數
1、辦結件數
2、待辦件數 (一)發文
1、每件使用日數
2、每月平均使用日數
(二)存查
1、每件使用日數
2、每月平均使用日數
(三)抽樣調查統計
視需要自行擇定

二十七、統計結果之運用:
(一)提供分析。
(二)簽陳首長或幕僚長核閱後函報上級機關。
(三)定期於業務會報提出報告。
(四)各機關可視實際需求列為機關內部單位績效評比項目。
(五)各機關可視實際需求列為機關同仁年終考績及獎懲之參考。
(六)分發所屬單位及附屬機關(構)參考。

第三節 分 析
二十八、一般分析:
(一)著眼:依據統計結果明瞭全盤實施狀況,確定爾後改進目標與努力方向。
(二)內涵要求如表7:
表7:
區分 分析項目 待發掘問題 分析要領





析 1、收文量分析 1、是否已做到減少不必要行文之要求?
2、每月(年)綜合比較改進成果。 1、比較逐月之收文量,明瞭其增減狀況,檢討其增減原因。
2、綜合比較逐年之收文量,明瞭其增減狀況,檢討其增減原因。
2、發文件數分析 1、是否已做到減少不必要行文之要求?
2、對使用電話,會談紀錄,以及例行公文定型化等工作簡化措施,是否有效施行?
3、工作量增減分析。
4、每月(年)綜合比較改進成果。 1、比較每月發文量,明瞭增減狀況,檢討其原因。
2、綜合比較逐年發文量,明瞭增減狀況,檢討其原因。
3、存查件數分析 1、有無逃避稽催情事?例如利用存查銷號,再以創稿發文,不應存查而存查等情事。
2、逐月(年)綜合比較改進成果。 1、比較當月存查件數與發文件數的比例。
2、比較逐月存查件數,明瞭增減狀況,檢討其原因。
3、綜合比較逐年存查件數,明瞭增減狀況,檢討其原因。
4、待辦件數分析

1、能否掌握待辦總數與收文總數之比例?已逾辦理期限件數是否逐月減少?
2、已逾辦理期限案件,是否已予檢討?
(1)是否確屬需要展期?
(2)稽催是否確實有效?
(3)展期案件是否均經權責主管或首長(幕僚長)核准?
(4)逾期30日以上案件有無掌握個案資料?
(5)能否有效防止積案發生? 1、待辦總數與收文總數比較。
2、已逾辦理期限件數,其逾限日數分布狀況比較。
3、明瞭逾期30日以上案件之個案資料。





析 1、發文使用日數分析 1、應否實施抽樣調查檢討流程?
2、使用日數超過6日之發文件數是否逐月減少? 1、比較逐月之增減狀況,檢討其原因。
2、比較各年之增減狀況,檢討其原因。
2、發文平均使用日數分析 1、各月之平均使用日數是否穩定?
(1)其差距有無超過0.5日以上?
(2)有無忽高忽低現象?
(3)能否保持預期改進目標?
(4)是否需要實施抽樣調查,檢討流程? 1、比較逐月之平均使用日數。
2、綜合比較逐年之平均使用日數。
3、存查使用日數 同發文使用日數 同發文使用日數
4、存查平均使用日數 同發文平均使用日數 同發文平均使用日數

二十九、流程抽樣分析與調查實際問題:
(一) 著眼:抽樣深入分析之主要著眼,在於檢討文書處理流程。如有稽催,則可發現瓶頸所在,進而調查形成瓶頸之相關問題,以求全盤檢討改進,從根本上尋找提高公文時效途徑,輔助一般分析深度之不足。
(二) 時機:由各機關視需要自行決定,但有下列情形之一時,應實施抽樣分析:
1、超過6日之發文辦結件數占發文總數20%以上時。
2、發文平均使用日數有逐漸提高趨勢時。
(三)抽樣範圍:視全部發文使用日數分布狀況,與推展業務實際需要而定,下列所舉僅係一般原則,提供參考:
1、超過6日之發文辦結範圍內,抽調5至10案實施個件分析。
2、抽樣必須具有代表性,有下列情形之一者,不宜作為抽樣分析之依據:
(1)簽辦至決行階層退回重辦時。
(2)分文錯誤,有改分延誤紀錄時。
(四)相關問題實施調查:
與處理緩慢因素有關之實際問題,應作實地調查,以輔助抽樣分析之不足,例如:
1、分文、遞送是否能掌握時效?是否因分文錯誤或單位間一再簽請改分而影響時效?
2、會稿方式是否適當?傳遞方法是否配合?
3、稽催是否確實?超過時限案件,有無辦理展期?
4、承辦人員受訓、差假有無人員代理?
(五)文書處理方式是否適當:
1、可用直接辦稿或簽稿併送時,不必先簽後辦。
2、可用電話、會議、會談紀錄時,不必行文。
3、例行公文可予定型化時,不必重複簽辦。
4、不必要之副本不必抄送。
5、能合併處理一稿發文時,不必一事數稿分別發文。
6、通案公文,可一次直接發行至應到達層級時,應一次下達,不必逐級層轉。
(六)作業方式與步驟:
配合機關性質與業務需要由各機關自行研訂,茲列舉一般範例,提供參考:
1、個件分析如表8「文書處理流程個件抽樣分析表」。
2、綜合分析如表9「文書處理流程抽樣分析綜合檢討報告表」。

表8:文書處理流程個件抽樣分析表
案由:
收文日期 年 月 日 收文字號
發文日期 年 月 日 發文字號
結案日期 年 月 日 辦理日數 日 展期紀錄 次
公文作業流程登記 處理過程 月 日 時 分 受理單位卅人員 使用時間







公文處理分析
檢討事項


填表說明:
一、公文作業流程登記欄位係填寫案件實際處理過程,如總收文、登記桌收文、承辦員擬辦、展期紀錄、單位間會辦、主管人員核稿、核稿人員核稿、首長核稿、發文、機關間會辦等處理過程及使用時間,其他如多次退稿等流程亦應列入。
二、公文處理分析內容係填寫案件實際辦理情形,如公文登錄正確性、依限逾限辦理情形、稽催作業確實度、展期作業正確性、以案管制作業情形、扣除日數作業情形、陳核作業情形、系統時效統計正確性、公文積壓程度、單位間及機關間之會辦處理時效等。
三、檢討事項依案件實際辦理之填寫重點如下:
(一)各項文書作業是否依文書流程管理作業規範規定辦理?如未符合應如何改進?
(二)公文積壓情形是否需提報至考績委員會懲處或列入年終考績參考?

表9:文書處理流程抽樣分析綜合檢討報告表
文書處理流程抽樣分析綜合檢討報告表            年  月  日
    製作人
依據資料 綜合結論 建 議
個件分析5件,發文字號如下:
一、98院管字第0980022531號
二、………、、
三、…………、
四、…………、
五、…………、 一、本(4)月份,超過6日之發文辦結案件,占發文總數30%,平均使用日數為8.29日,較上月退步0.65日,公文處理緩慢,有待改進。
二、流程欠簡化,每一處理過程可使用時間,不能掌握,形成下列瓶頸:
(一)承辦人員未能把握時效。
(二)核稿階層及人員太多。
(三)會稿方式不當。
(四)繕校作業壅塞。
一、訂定(修訂)公文分層負責授權決行權責。
二、檢討各階層核稿人數,減少不必要核稿人員。
三、依據時限標準,參照本機關處理各個過程,訂定每一過程之處理時限。(例如普通件時限標準為6日,分配承辦人可使用時間為幾日,核稿為幾日.....繕校可使用時間為幾日,發文可使用時間為幾日)。
與處理緩慢因素有關之下列實際問題,擬請實施調查,有效改進。
(一)會稿方式是否適當?傳遞方法能否配合?
(二)稽催是否確實?超過時限案件有無辦理展期?
(三)工作量分配是否適當?受訓差假有無人員代理?有無超過個人能力負荷?
(四)公文處理方式是否適當?
1、可用直接辦稿或簽稿併送時,不必先簽後辦。
2、可用電話、會議、會談紀錄時,不必行文。
3、例行公文可予格式化時,不必重複簽辦。
4、不必要之副本不必抄送。
5、能合併處理一稿發文時,不宜一事數稿,分別行文。
6、通案公文可直接發行至應到達層級時,應一次下達,不宜逐級層轉。

三十、個案分析:
(一)著眼:分析逾處理時限30日以上案件,予以適當處理,有效防止積案發生。
(二)時機:對逾處理時限30日以上案件,專責管制單位應即實施個案分析。
(三)要求:分析逾時原因,按其性質分別作適當處理。
(四)處理:
1、每月將分析結果及處理方案,簽請機關首長核閱或併時效管制統計資料提主管、業務會報。
2、依性質按下列原則分別處理:
(1)人為之積壓,責成限期結案。
(2)在本機關權責內能解決時,協調相關單位,排定期限,責成結案。
(3)案情涉及2個以上機關時,循研考系統,提請上級或適當權責機關協調解決。
(4)案情複雜,經上級機關協調無效,於短期內無法解決時,簽請緩辦或免辦。

第五章 文書稽催

第一節 衡量準據
三十一、稽催開始時機,必須掌握關鍵時點。稽催過早,不勝其煩;過遲則不能掌握時效。
三十二、文書稽催必須依照下列各項標準,作為衡量依據:
(一)全程辦理期限之日數與預定辦結之日期:明瞭全程處理時限,掌握各個處理過程之可使用時間。
(二)每一處理過程之可使用時間:衡量何時開始催辦,才能把握本過程可使用時間。
(三)展期日數與限辦日期:按展期後之期限,衡量前二款之可使用時間。
第二節 實施稽催
三十三、稽催之基礎為資料登錄,稽催方式應視各機關資料登錄作業之不同類型,而因地制宜。
三十四、承辦人自我檢查:
(一)把握簽辦時效,力求在本過程可使用時間限期內辦結。如案情複雜,必須展期才能辦出,或在處理過程中發生困難,應即分析案情考量應展期日數,並於屆滿處理時限以前,敘明理由與展期日數,報請權責主管核准展期。
(二)對於陳核或送會逾時公文,應予提醒催辦。
三十五、電腦系統協助稽催:
(一)機關對於承辦公文將屆預定辦理期限案件,得以公文系統直接提示,或聯結電子郵件方式通知承辦人及主管依限辦結,或辦理展期作業。
(二)公文承辦人之承辦案件如已逾期仍未辦結,得以公文系統直接稽催,或聯結電子郵件方式稽催承辦人,並通知承辦人之主管。
三十六、機關內單位收發人員協助查催:
(一) 掌握登錄資料,參照本章第一節所述,在承辦人可使用時間屆滿以前,提示注意。
(二) 對逾期案件未依規定辦理展期手續者,應提示辦理展期,已逾處理時限或受會逾時辦理案件,依稽催規定每日查催1次及持續稽催。案件如逾處理時限30日時,應即提請專責管制單位作個案分析。
(三) 對於會辦公文應依卷宗速別規定,協助稽催承辦同仁依限處理,如受會公文已逾期應辦理查催作業。
(四) 定期列印或傳送逾期案件資料,並即請承辦人員確實答復延辦理由。
(五) 綜合提供單位主管查催資料,並將逾期案件逾期理由及處理情形送文書或專責管制單位。
三十七、單位主管督導催辦:
(一)確實掌握所屬人員之可使用時間資料,於期限屆滿以前督促辦結,以有效預留其他過程之處理時間。
(二)差假人員,指定代理人避免積壓公文。部屬差假,應督促業務代理人確實負起代理責任,於時效內辦妥公文。
(三)提示處理原則,或適當調配人力,儘量避免展期。
(四)檢討下列事項,分析其原因,糾正缺失,並列為平時考核之紀錄:
1、超過可使用時間因素。
2、申請展期是否確屬需要?
3、申請展期是否在屆滿處理時限以前提出?
三十八、機關文書單位綜合稽催:
(一) 掌握全機關待辦案件之資料,每週提報1次,並予紀錄,如逾處理時限30日時,應即提請專責管制單位作個案分析。
(二)掌握全機關陳判未結案件資料,定期對陳核至首長、副首長及幕僚長等尚未批核案件之停留日數及件數進行統計並分送轉陳參閱,俾提醒加速案件陳判流程。
(三)定期或不定期檢查各單位下列作業,並糾正其缺失:
1、公文處理方式是否適當?
(1)有無規避管制?
如逕自收文未交收發登錄,或單位收文未列入管制範圍等,均為規避管制。
(2)有無規避稽催?
如利用存查銷號,再以創稿發文,利用行文會稿銷號,應行簽辦而予存查等,均為規避稽催。
2、收發人員資料登錄是否確實,作業有無積壓?經改分辦之公文有無違反規定,以單位收轉之日登錄為收文日?
3、收發人員有無提供單位主管稽催資料?
4、負有稽催責任人員,是否認真實施稽催?
(四)下列案件應予個案管制或處理:
1、經機關首長或幕僚長核准展期案件。
2、逾處理時限30日以上尚未結案案件。
三十九、專責管制單位:
(一)協調解決有關稽催作業共同性問題。
(二)檢討稽催作業缺失,提請改進。必要時會同有關人員實施抽查。
(三)對逾處理時限30日以上案件,作個案分析與管制處理,防止積案發生。
(四)檢討稽催成果,每月提報1次。
四十、機關首長或幕僚長,視狀況需要,指定適當人員實施檢核,公布成效。

第三節 展期申請
四十一、案件經詳細檢討,預計不能於規定時間內辦結時,承辦人應在屆滿處理時限以前,報請權責主管核准展期。
四十二、歷次展期日數累計30日以上者,應報請機關首長或幕僚長核准。
四十三、來文訂有期限,如不能按期辦結時,應於預定結案日前先行協調通知來文機關,如來文機關同意更改處理期限(視需要填具公務電話紀錄備查),則毋需辦理展期;如不同意,承辦人員應依規定辦理展期。
四十四、各機關應依案件所涉業務性質或複雜程度,分別訂定得申請展期期限,如5日、7日等之展期日數。
四十五、展期申請應登載包括案由、總收文號、收文日期、限辦日期、展延結案日期、展期次別、依規定案件至多得展延期間、展期原因及陳核事項等基本資料欄位,並建立專卷或專檔,以備查考。如已建立電腦展期系統可供查詢者,得不另存紙本。
四十六、展期必須確屬需要,各級權責主管應確實審核,或提示處理原則,避免展期。
四十七、各類公文未於原規定之處理時限內辦結者,即屬逾期案件。逾期案件經辦理展期後,如公文實際有積壓事實者,仍應負積壓責任。

第四節 檢討運用
四十八、各級單位及人員,對於實施稽催結果,應作定期或不定期檢討,並配合統計分析需要,提出檢討結論及應改進事項,以改進作業缺點。
四十九、檢討應不拘形式,使每一人員均有表示意見之機會,諸如:口頭建議、會報提示、或提出簡單書面意見等,均為實施檢討之可行方式。
五十、檢討結果應改進事項,在本單位權責內可解決時,應即予以改進。涉及共同事項及稽催結果有關統計分析部分,提請專責管制單位處理。

第六章 一般公文時效管制

第一節 法令依據
五十一、依文書處理手冊第78點第1款有關一般公文處理時限規定:
(一)最速件:1日(但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成)。
(二)速件:3日。
(三)普通件:6日。
(四)限期公文:
1、來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限辦理。
2、來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期限者,該文得以普通件處理時限辦理。
3、變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。
(五)涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需30日以上方可辦結之複雜案件,得申請為專案管制案件。
(六)專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限,各機關得視事實需要自行訂定。
五十二、依文書處理手冊第79點第2款有關處理時限之計算標準規定:
(一)一般公文自收文次日或交辦日起至發文日止,所需日數扣除假日。
(二)限期公文於來文所訂或規定期限內辦結,未超過6日者,以實際處理日數計算,超過6日者,以6日計算;逾越來文所訂或規定期限辦結,依實際處理日數計算。

第二節 管制原則
五十三、受文機關主(承)辦單位承辦人員經審來文處理速別與公文性質不符者,得簽奉單位主管或其指定之授權人員核定,逕於文件首頁上核批調整速別(例如調整為普通件),並通知單位收發人員據以更改該文管制速別。
五十四、來文或依其他規定訂有期限者為限期公文,應依其規定期限辦理:
(一)來文如有2個以上不同期限者,以最後期限為預定結案日期進行管制,其間若須發文則以創稿或原案附號管制處理。
(二)如受文機關認為有變更來文所訂期限需要,須聯繫來文機關確認同意並簽奉單位主管核定,始得移送單位收發人員變更處理時限。
(三)限期公文之受文機關收文時已逾文中所訂期限者,該文得以普通件處理時限辦理。
五十五、彙辦案件得依機關實際需要採以下管制處理方式進行以案管制:
承辦人所收受彙辦案件,首件公文應針對全案研擬意見後存查銷號,並同時將之轉為「銷號未結案件」(銷號續辦案件),後續之彙辦文皆於收文併首件辦理後存查銷號,惟最後1件應作為彙辦簽擬基礎,並以該件計算本彙辦案處理時效,該件辦結銷號時,同時註銷首件銷號未結紀錄。例如:某機關為辦理營造英語生活環境推動方案,函請各機關回復辦理成果及經費支用數,於收受首件某甲縣政府回文後,研擬意見存查銷號,轉為銷號未結案件,俟最後1件某丙縣政府回文後,以該件做為簽核基礎,將全案之經費支出憑證及辦理成果照片等資料辦結後併檔處理。
五十六、併辦案件以首件收文進行管制,其餘併辦公文雖得於簽准後存查銷號,惟應附隨首件收文歸檔處理。例如:收受興革建議內容之陳情案件,辦結公文後,仍接續收受同一性質內容之公文,即以併辦案件方式處理。
五十七、因機關業務性質所處理某類公文,實際處理日數確難於來文速別時限內辦結,而依其性質及複雜程度又未符專案管制案件申請要件者,得於簽奉機關首長(或授權人員)核准列為特殊性案件,由機關自行統一訂定管制期限,惟其管制統計仍應依一般公文原則處理。
五十八、開會、會勘通知單等通知性質文書,其處理時限以所指定開會、會勘日期為準,惟機關如另訂有處理之管制規定者,例如:以會後報告簽陳管制者,得自訂時限管制。
五十九、各單位擬辦公文之會簽會稿,應由各單位收發人員登錄後依序傳會或同時分會,並適時查催。

第三節 處理時限
六十、一般公文按「最速件:1日」、「速件:3日」、「普通件:6日」之時限辦理;機關內部送會公文依文書處理手冊附件6規定,按傳遞速別卷宗「最速件:1小時」、「速件:2小時」、「普通件:4小時」之時限辦理;會辦之文件,受會單位應視同速件,並依收發文程序辦理。
六十一、限期公文依來文或依其他規定訂定之期限辦理,其處理時限包含假日計算在內,例如:來文要求「文到10日內見復」,於101年10月9日收文,依其計算標準,國慶日等假日計算在內,從101年10月10日起算,應於101年10月19日辦結,其限辦日期為101年10月19日,若來文要求「文到1個月內見復」,則其限辦日期為101年11月9日。
六十二、最速件應隨到隨辦,速件、普通件應依據時限,參照本機關處理各個過程,由各機關訂定每一過程之可使用時間,作為各級人員擬辦參考或期前稽催之準據,俾適時提醒各級人員處理公文。

第四節 計算標準
六十三、一般公文時效計算標準如表10:
表10
項目 計算標準
(一)發文使用日數、發文平均使用日數 詳列於第三章。
(二)答復案件 自收文之次日起至發文之日止(含本機關內部各單位會辦、會簽、會稿時間) 所需日數扣除假日,為發文使用日數,如係收文當日辦結者,一律計算為0.5日。
(三)彙辦案件 彙辦公文首件至最後1件收文所使用之時間,因屬其他機關作業範圍,其等待日數不予計算,亦即自最後1件收文之次日起算,至全部辦畢發文之日止,計算發文使用日數,所需日數扣除假日;至於被彙辦之公文全部以存查計列。
(四)併辦案件 自首件收文之次日起算,至發文之日止,所需日數扣除假日,計算發文使用日數;至其餘併辦公文以存查公文計算。
(五)創稿

1、交辦案件,自交辦之日起,至發文之日止,所需日數扣除假日,為其發文使用日數。
2、先簽後稿案件,自承辦人簽陳之時起,至發文之日止,所需日數扣除假日,為其發文使用日數。
3、直接辦稿案件,自承辦人簽陳之時起,至發文之日止,所需日數扣除假日,為其發文使用日數。
(六)限期公文
1、於來文所訂或規定期限內辦結,未超過6日者,扣除假日以實際處理日數計算;超過6日者,則最高以6日計算。
2、逾越來文所訂或規定期限辦結者,依實際處理日數計算。
3、為處理限期公文需以彙併辦公文辦理者,依主案限期公文計算辦理時效,其餘彙併辦公文以一般公文存查件處理。




第七章 專案管制案件時效管制

第一節 法令依據
六十四、依文書處理手冊第78點第1款第5目及第6目規定:
「涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需30日以上方可辦結之複雜案件,得申請為專案管制案件。」
「專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限,各機關得視事實需要自行訂定。」
第二節 管制原則
六十五、專案管制案件應符以下成立要件:
(一)實質要件:需經長時間多方面研議且需時30日以上方可辦結之繁雜案件,諸如涉及政策、法令,或需多方會辦、分辦始能定案者,可列為專案管制案件。
(二)程序要件:
1、須於原件處理時限屆期前依規定提出申請。
2、如因機關首長或單位主管書面指示而符合前述實質要件者,申請時間不受前目限制,惟書面指示應併申請表陳核。
3、應由主管單位敘明專案名稱與申請理由,並訂定作業時程及預定完成時間,送交專責管制單位依以往案件處理時間,審核其申請時間是否合理後,簽請機關首長或幕僚長核准。
4、須由專責管制單位負責管制,並由主管單位定期提報執行情形至結案為止,如超過預定完成時間,仍應申請展期。
六十六、專案管制案件應實施單獨統計管制,不列入一般公文數量與統計;未符前點成立要件者,則應計算其處理日數並列為一般公文統計。以下情形認定為不符專案管制案件成立要件:
(一)依案情性質預計能在30日內辦結之案件。
(二)為降低機關一般公文發文平均日數之考量,而將案情單純惟辦理期間已超過30日之案件列為專案管制案件者。
(三)提出申請時間或管制作業不符規定者。
六十七、立法委員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件及監察案件已具專案性質,均不另列為「專案管制案件」。
六十八、專案管制案件應嚴格審查、嚴密管制,以防泛濫失卻管制意義,並予詳細登錄,以備檢查。如有30日內能辦結之案件不當列為專案管制案件或承辦人員擅自變更處理時限情事,其業務單位主管及專責管制單位應負連帶責任。
六十九、專案管制案件應由主管單位定期提報執行情形至結案為止。另因同類案件數量眾多,且符合第65點規定者,可以通案方式一次簽請機關首長核准,不必個別逐一提出申請,惟仍應個案擬訂執行情形管制表送專責管制單位列管。
七十、各機關專責管制單位可依實際需要,設計專案申請表、執行情形管制表及專案明細表,以確實管制專案。


第三節 處理時限
七十一、每一專案管制案件依業務性質得有不同處理時限,各機關可視需要自行訂定。但1次得申請之處理時限最長不得超過6個月,每一個案處理時限即以申請奉准之預定完成時間為據。
七十二、各機關應訂定專案管制案件各工作要項之作業時程及預定完成時間,參考格式範例詳如表11:
表11:專案管制案件申請作業流程(範例)
總收文號 ○○○○○○ 收文日期 ○○年9月10日
申請日數 42日 預定完成日期 ○○年10月12日
案  由 研修○○○法案
申請原因 涉及政策、法令
預定作業事項 預定進度(週卅月)
9/11~9/17 9/18~9/24 9/25~10/1 10/2~10/8 10/9~10/12
函請相關機關表示意見

蒐集多方資料

召開研修會議1

完成初步草案

召開研修會議2




承辦人 科長 單位主管 研考單位 機關首長


說明:
1. 凡需經長時間多方面研議且需時30日以上方可辦結的繁雜案件,諸如涉及政策、法令,或需多方會辦、分辦始能定案之案件,始可列為「專案管制案件」。預計能在30日內辦結之案件及訴願案件、人民申請案件、人民陳情案件、立法委員質詢案件等已具專案性質,均不應另列為專案管制案件。
2. 由承辦人員於原預定結案日期屆滿前,依規定格式擬定處理時限,詳細敘明理由,由其單位主管詳實審核,簽會研考單位,經機關首長核准後列入管制。
3. 期間單位可為週、月等,工作事項及預定進度以畫線表示。
4. 專案管制案件應由主管單位定期提執行情形至結案為止;結案時應會知研考單位,以利解除列管;專案申請表應併案歸檔。

第四節 計算標準
七十三、數量計算標準:
以「案」為單位,每1案計列1件。
七十四、時效計算標準:
以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準,詳細區分如表12:
表12:
區 分 計    算    標    準
起算日期 時效起算日期,一律以收件之次日起算,並包含假日計算在內。
依限辦結 在承辦人提出專案管制申請所列「預定完成時間」內辦結者,列為「依限辦結」。時效之末日為星期日、國定假日或其他休息日者,以該日之次日為時效之末日;時效之末日為星期六者,以其次星期一上午為時效之末日。
逾限辦結 1、超過預定完成時間辦結者,列為「逾限辦結」。
2、未能在規定期限內辦結者,雖經依分層負責簽請核准展期,仍應列為「逾限辦結」。


第八章 人民申請案件時效管制

第一節 法令依據
七十五、依行政程序法第51條規定:
「行政機關對於人民依法規之申請,除法規另有規定外,應按各事項類別,訂定處理期間公告之。未依前項規定訂定處理期間者,其處理期間為2個月。行政機關未能於前二項所定期間內處理終結者,得於原處理期間之限度內延長之,但以1次為限。前項情形,應於原處理期間屆滿前,將延長之事由通知申請人。行政機關因天災或其他不可歸責之事由,致事務之處理遭受阻礙時,於該項事由終止前,停止處理期間之進行。」
七十六、文書處理手冊第78點第4款規定:
「人民申請案件:應按其性質、區分類別、項目,分定處理時限,予以管制。」

第二節 管制原則
七十七、人民申請案件之處理為一整體作業,須以「案」為單元,實施全程管制。
七十八、各機關應確遵行政程序法第51條規定,按各人民申請事項類別,訂定處理期間公告之;未訂定處理期間者,其處理期間為2個月。
七十九、各機關公告之人民申請案件處理期間應登載於機關網站或彙編成冊,並依各類目申請案件之時限進行管制稽催。
八十、案件處理過程中,凡屬通知補(件)、會勘(查)、會議(商)、請釋(示)、查詢及有關機關間公文往返等文件,應另以他號方式處理,不得以原文號銷號結案。
八十一、案件不合法定程式或手續時,主辦單位應詳細說明1次通知補正,不宜直接退文;管制單位可依實際需要,統一設計補正說明表單格式,供主辦單位參考運用,並以補正說明表單發送日作為扣除補正期間起算日之依據。
八十二、案件未能於機關公告之處理時限內辦結者,得依分層負責簽請延長,惟延長應以1次為限,其申請日數不得超過原公告處理時限,並應於原處理時限屆滿前將延長之事由通知申請人。
八十三、機關得視作業狀況,規劃建置獨立之人民申請案件時效管制資訊化作業,落實申請案件時效管制。
八十四、處理時限長達數月且需多方會勘(查)或會議(商)之案件,宜研議將申辦之各審查階段時點、審查結果及相關資訊公布於網站,提供民眾查詢。

第三節 處理時限
八十五、人民申請案件之處理時限,由各機關按其性質自行分類編目,依各類目作業量之繁簡,分別訂定處理時限。如辦理過程需時超過6日者,應分別訂定處理過程各階段之期限,並明白公告於機關網站。
八十六、處理時限乃時效管制之標準,標準必須肯定,如3日、5日等,不宜訂為2至4日、5至7日等。
八十七、同一性質之項目,而處理過程有不同時,應區分為兩個項目,分別訂定處理時限。
八十八、涉及2個機關以上之人民申請案件,必須會同訂定處理時限,以求全面配合。例如:經濟部受理人民申請設立保稅倉庫案件,須經財政部同意,始能完成,因此財政部必須同時訂定此項案件之處理時限,才能完全配合。
八十九、處理期間適逢連續假日較長者,為避免實際工作日數過短,造成執行上困難,得於公告處理時限時,以附註方式明訂:「處理期間遇連續3日以上之國定假日或其他休息日時,其期間延長若干日數」(請視實際需要明訂延長之日數)。


第四節 計算標準
九十、數量計算標準:
(一)為求達到下列要求,必須以「案」為計算單位:
1、人民申請之要求在於「案」之決定。
2、各類目之處理時限要求,係以「案」為標準。
3、統計之數量要求,係以「案」為標準。
(二)以「案」為單位,每1案計列1件,處理過程中之收發文件管制另以他號方式處理,不另計列1案。
九十一、時效計算標準:
以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準並按各類目處理時限,分別審定「依限辦結」與「逾限辦結」,詳細區分如表13:
表13:
區 分 計 算 標 準
起算日期 1、時效起算日期除應於當日辦出者外,一律以收件之次日起算,並包含假日計算在內。
2、如因申請人所送表件不全,填寫錯誤等原因,須通知補正者,從其通知之日起,至補件之日止,所經過之期間得予扣除;至其他情形不屬行政程序法第51條第5項規定之天災或其他不可歸責之事由者,不得扣除其所經過之期間。
依限辦結 在規定處理時限內辦結者列為「依限辦結」。時效之末日為星期日、國定假日或其他休息日者,以該日之次日為時效之末日;時效之末日為星期六者,以其次星期一上午為時效之末日。
逾限辦結 1、超過規定處理時限辦結者列為「逾限辦結」。
2、未能在規定處理時限內辦結者,雖經依分層負責簽請核准延長,並將延長理由以書面告知申請人,仍應列為「逾限辦結」。

第五節 檢討縮短處理時限
九十

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