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機密檔案管理辦法

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機密檔案管理辦法


中華民國 90 年 10 月 24 四日行政院台
90 秘字第 061741 號令發布
中華民國 93 年 4 月 21 日 行政院台秘 字第 0930016794 號令修正
中華民國 94 年 5 月 10 日 行政院台秘 字第 0940018295 號令修正

第一條 本辦法依檔案法(以下簡稱本法)第十六條規定訂定之。
第二條 稱機密檔案者,指依法規定列為機密等級之檔案。
第三條 (刪除)
第四條 機密文書歸檔時,承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封,並於封面上註明單 位名稱、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件 起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件,封口簽章後,送檔案管理 單位辦理歸檔。但案由或案名,得以代碼或代名表示。
前項專用封套,各機關得視業務需要,參考檔案中央主管機關設計之範例,自 行統一規格訂製使用。
檔案管理人員點收機密文書時,僅得依封套上記載事項檢視,不得拆開封套;
封套上記載不全者,應退回補正。
第五條 機密檔案目錄,不予彙送公布。
第六條 機密檔案應與一般檔案分別存放,並依機密等級分別保管;其微縮片或其他複 製品,亦同。
機密檔案應另備保險箱或其他具安全防護功能之箱櫃,裝置密鎖存放之;必要 時,應存放於保險室或密室中,並裝置警報及監視系統。
前項箱櫃、密鎖、警報及監視系統,至少每月應檢查一次,確保其安全。
第七條 機密檔案之存放場所或區域,得禁止或限制人員、物品進出,並為其他必要之 管制措施。
第八條 機密檔案應由機關首長指定專人或由檔案管理單位主管管理。
第九條 機關內部單位借調機密檔案,應填具調案單,並經業務承辦單位主管核准。但 屬國家機密者,除辦理該機密事項業務者外,應經原核定機關或其上級機關有核定 權責人員書面授權或核准。
借調極機密以上等級者,應由調案人親自至檔案管理單位簽收。 機密檔案借出時,應注意其安全維護;必要時,得採取外加封套或機密檔案傳
遞專用箱盒(袋)等防護措施。
第十條 前條機密檔案之借調,應於借調期限內歸還。屆期如需繼續使用,應提出展 期申請,經前條第一項核定權責人員核准後,始可延展借調期限。借出之檔案如有 必要,得隨時催還。
第十一條 機關間借調機密檔案,應以書面提出請求,經該機密核定機關首長或其授權人 員核准後,始得提供。
前項書面,應註明借調期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料。 借出之檔案屆期如需繼續使用,應提出展期申請。
借調之檔案,如有必要,得隨時催還。 前四項規定,於移轉檔案中央主管機關管理之機密檔案適用之。


第十二條 調用機密檔案時,應備函載明法律依據、調用目的、調用期間、承辦單位名 稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料。
第十三條 依規定借調或調用機密檔案時,為避免原件損壞,得提供複製品;用畢後,應 即歸還。
第十四條 各機關依規定提供機密檔案時,應以書面告知該機密檔案之機密等級及保密之 義務。借調或調用機關用畢後,應即歸還。
第十五條 機密檔案歸還時,調案人應在機密檔案專用封套簽章後密封,並加註歸還日 期。
借調極機密以上等級者,應由調案人親自至檔案管理單位歸還。 檔案管理人員應檢視封套是否依規定密封。如未密封,應即通知調案人處理,
並於調案紀錄註記之。
第十六條 絕對機密檔案不得複製。
機密檔案之複製,屬國家機密者,應經原核定機關或其上級機關有核定權責人 員以書面授權或核准;屬一般公務機密者,除辦理該機密業務者外,應經單位主管 以上人員核准。
複製機密檔案應註明原件之機密等級、保密期限或解密條件、複製品字樣及其 份數;如有多份複製品,並應註記編號。
複製品應視同原件妥善保管,無繼續使用之必要時,應即銷毀。
第十七條 機密檔案以微縮、電子或其他方式儲存時,應由機關首長指定專人辦理。 前項儲存,應與一般檔案分開辦理。
第十八條 機密檔案未經解密,不得銷毀。但有機關檔案保存年限及銷毀辦法第 14 條第
1 項所定情形者,不在此限。
第十九條 機密檔案之移轉及銷毀,應由機關首長指定專人辦理,並採取必要之安全措 施。
第二十條 機密檔案有遺失、污損、抽換、拆散等情事時,檔案管理單位應協調權責單 位查明責任,依規定議處;其涉及法律責任者,並應依法處理。
第二十一條 機密檔案管理人員調、離職時,應列冊將保管之機密檔案逐項點交機關首長指 定之人員或檔案管理單位主管。
第二十二條 業務承辦單位應依有關法規之規定,主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密 事宜。
檔案管理單位應定期清查機密檔案。清查時,得請業務承辦單位依法辦理機密
檔案機密等級之變更或解密事宜。但保密期限屆滿者,其解密事宜,由檔案管理單 位會商業務承辦單位辦理之。
第二十二條之 一 機密檔案之機密等級原核定機關已裁併或職掌調整者,機密等級變更或解密, 由承受其業務之機關辦理;無承受其業務機關者,由原核定機關之上級機關或主管 機關為之。
第二十三條 移轉檔案中央主管機關管理之機密檔案,移轉機關應配合檔案中央主管機關辦 理其機密等級之變更或解密事宜。
第二十四條 機密檔案經解密後,依一般檔案管理之。
第二十五條 本辦法自本法施行之日施行。 本辦法修正條文自發布日施行。

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